Ticari yazışma türlerine örnekler. Ticari yazışma kuralları: örnekler

YAZIŞMA Yazışma, kuruluşlar arasında hızlı bilgi alışverişi için araç olarak kullanılan çeşitli içerikteki belgelere verilen genelleştirilmiş addır. İş yazışmaları kurumların belgesel dizisinde önemli bir yer tutar. Kuruluşlar arasında bir bağlantı noktası olan yazışmalar, gelen ve giden belgelerin yaklaşık %80'ini oluşturur. 1

Ticari yazışma türleri ve adları (mektup, telgraf, teleks, faks (faks), telefon mesajı), posta iletişimi ve elektronik iletişim olmak üzere iki ana türe ayrılan iş bilgilerinin iletilme yöntemleriyle belirlenir. Yazışmalar çok çeşitli türlerde farklılık gösterir: devlet organlarından gelen normatif mektuplar ve telgraflardan vatandaşların çağrılarına ve standart uygulamalara kadar. Yazışmanın içeriği; talepler, bildirimler, anlaşmalar, iddialar, anlaşmalar, hatırlatmalar, talepler, açıklamalar, teyitler, talepler, tavsiyeler, garantiler vb. olabilir.2

Hizmet mektubu, özel bir metin aktarma yöntemi olan postayla gönderme ile bağlantılı olarak ayırt edilen, çeşitli içeriklere sahip belgeler için genelleştirilmiş bir addır. 3

Kural olarak, belgesel olmayan bilgi alışverişi yönteminin imkansız veya zor olduğu durumlarda mektuplar hazırlanmalıdır (sözlü açıklamalar, talimatlar: kişisel veya telefonla vb.). Acil olarak bilgi iletilmesi gerekiyorsa telgraf, telefon mesajı vb. Düzenlenir.Büro çalışmalarında aşağıdaki resmi mektup sınıflandırması kabul edilir. 1. Talep mektupları (talepler, talepler, bilgi verme veya işlem yapma önerileri). 2. Cevap mektupları (istenen bilgi, yapılan işe ilişkin bilgi, bilginin reddi ve etkileşim). 3. Kapak mektupları (adres kısmı olmayan veya önemli nesneler olan ekteki belgeler). 4

Bir konuyla ilgili bir mektup hazırlamanız tavsiye edilir. Bir kuruluşla aynı anda birkaç farklı konuda iletişime geçmeniz gerekiyorsa, her biri için ayrı mektup yazmanız önerilir. Bir mektup birbiriyle ilişkiliyse ve muhatabın organizasyonunun tek bir yapısal biriminde değerlendirilecekse birçok konuyu ilgilendirebilir. Mektubun türüne ve içeriğine bağlı olarak mektubun metni basit veya karmaşık olabilir. Basit mektuplar iki bölümden oluşur: giriş ve sonuç. Bileşimsel olarak karmaşık harfler aşağıdaki gerekli bölümleri içerir: giriş, ana bölüm (kanıt) ve sonuç. 6

Giriş, sorunun gerekçesini sağlar: sorunun nedeni veya kısa geçmişi; Mektubun yazılma nedeni herhangi bir belge ise ona bir bağlantı verilir. Ana kısım (kanıt) konunun özünü ortaya koyar, delil veya çürütme sağlar; Önerilen çözümlerin doğruluğu ve geçerliliği konusunda hiçbir şüphe kalmaması için ana kısmın ikna edici olması gerekir. Sonuç mektubun asıl amacını belirtir. Mektubun amacına bağlı olarak, yazarının neye dikkat çekmek istediğine bağlı olarak, unsurlardan birinin eksik olabileceği veya düzenlenme sırasının farklı olabileceği diğer inşaat şemaları kullanılır. 7

Standart bir iş mektubu aşağıdaki yapıya sahiptir: İtiraz Giriş Ana metin Sonuç İmza Dipnot Ek 8

Postscript (lat. post scriptum - “yazıldıktan sonra”) tamamlanmış ve imzalanmış bir mektubun ek yazısıdır ve genellikle Latince “P” kısaltmasıyla gösterilir. S." “P” kısaltmaları da kullanılmaktadır. Not; "(lat. scriptum sonrası) veya "P. S. S. "(enlem. post sub scriptum) bir postscript'ten sonra yapılan bir postscript için. 9

İş mektuplarının hukuki önemi vardır, dolayısıyla tarzları belirli gereksinimleri karşılamalıdır. Mektubun metni birden fazla yoruma izin vermemelidir. Bir iş mektubu metni için genel gereksinimler: sunumun kısalığı, açıklığı ve doğruluğu. Metin, resmi iş tarzında, mevcut yazım ve noktalama kurallarına uygun olarak doğru bir şekilde sunulmalıdır. Aslında resmi belgelerin dili, belirli bir birleşme ile karakterize edilen bir tür klişeler, klişeler, standartlardır. Resmi bir mektup, tarafsız bir üslup kullanarak konunun özünü açık ve net bir şekilde belirtmelidir. 10

Basit bir mektubun metni daktiloyla yazılmış bir veya iki sayfayı geçmemelidir; karmaşık harfler en fazla beş sayfalık metin içerebilir. Mektuplarda aşağıdaki metin sunum biçimleri kullanılır: birinci çoğul şahıs (“lütfen gönderin”, “değerlendirmeye gönderiyoruz”); birinci tekil şahıs (“gerekli olduğunu düşünüyorum”, “lütfen vurgulayın”); üçüncü tekil şahıstan ("bakanlık itiraz etmiyor", "VNIIDAD bunun mümkün olduğunu düşünüyor"). İş yazışmalarında, mektubu imzalayan yetkili kuruluş adına konuştuğu için, kabul edilen metin sunum şekli birinci çoğul şahıstır (soruyoruz, bilgilendiriyoruz, yönlendiriyoruz, hatırlatıyoruz, gönderiyoruz vb.). on bir

Mektubun metninin birinci tekil şahıs olarak sunulması (soruyorum, teklif ediyorum, doğrudan vb.) iki durumda mümkündür: mektup resmi antetli kağıda hazırlanmıştır; mektubun gizli olması veya muhatabın kişisel adresini içermesi. A4 formatında hazırlanan mektubun, "Ne hakkında?" Sorusunu yanıtlayan metnin başlığı bulunmalıdır: "Sözleşmeden doğan yükümlülüklerin ihlali üzerine", "Bilimsel ve teknik yardımın sağlanması hakkında." A 5 formunda başlık belirtilmeyebilir. 12

Mektuplar, yazarın, yazarın bölüm başkanının ve gerekirse ilgili yapısal birimlerin başkanlarının yanı sıra, eğer mektup yazının başkanı tarafından imzalanmışsa, yönü denetleyen kuruluşun başkan yardımcısı tarafından onaylanır. organizasyon. Mektuplar organizasyonda kalan ikinci bir nüshada onaylanır. Mektuplar, kuruluş başkanı, kendisine verilen yetki dahilindeki yardımcıları ve kendilerine bu hakkın verilmesi halinde bağımsız yapısal bölümlerin başkanları tarafından imzalanır. 13

Mektubun, yönetici tarafından imzalanmış, sayfanın altına yapıştırılmış olan icracı hakkında bir notu olması gerekir. İmzalı mektuplarda düzeltme veya ekleme yapılmasına izin verilmez. Mektubun tarihi imzalandığı tarihtir. 14

Mektubun gerekli ayrıntıları şunlardır: kuruluşun adı, kuruluşla ilgili referans verileri, kuruluş kodu, tüzel kişiliğin ana devlet kayıt numarası (OGRN), vergi mükellefi kimlik numarası/kayıt nedeni kodu, tarih, kayıt numarası, bağlantı kayıt numarası ve tarihi, muhatabı, metnin başlığı (A4 formatında bir mektup yazarken), metin, imza, icracı hakkında not, kapak mektuplarında - eklerin varlığına ilişkin bir not, teminat mektuplarında - mühür izlenim. 15

Talep mektubu, herhangi bir resmi bilgi veya belgeyi almak amacıyla gönderilen resmi yazıdır. Talep mektubunun metni, bilgi veya materyal sağlama ihtiyacının gerekçesini ve talebin asıl beyanını içerir. Gerekçe, kuruluşun işlevsel faaliyetleriyle ilgili olmayan bilgi talep etme hakkına sahip olmadığından, yasal ve diğer düzenlemelere, kurumsal ve yasal belgelere atıflar içerebilir. Talep mektupları genellikle kuruluş başkanı veya resmi olarak yetkili bir yetkili tarafından imzalanır. 16

Talep mektubu bir cevap mektubu gerektirir. Talep mektubu antetli kağıda düzenlenir. Talep yazısının zorunlu detayları şunlardır: kuruluşun adı, kuruluşa ilişkin referans verileri, kuruluş kodu, tüzel kişiliğin ana devlet sicil numarası (OGRN), vergi mükellefi kimlik numarası/kayıt nedeni kodu, tarih, kayıt numarası, muhatap, Metnin başlığı (A 4 formatında bir mektup hazırlanıyorsa), imza, icracı hakkında not. 17

Talep mektubu, amacı kuruluşun ihtiyaç duyduğu bilgileri, hizmetleri, malları yazara almak olan bir hizmet mektubudur. Çok sayıda yönetim durumu, talep mektuplarının hazırlanmasına yol açmaktadır. Talep mektubu, talebin gerekçesini ve talebin kendisine ilişkin açıklamayı içermelidir. Gerekçe, talep beyanından önce gelmelidir. Talebin bariz olduğu, tipik nitelikte olduğu ve talebi oluşturan eylemlerin uygulanmasının kurum, birim veya yetkilinin sorumluluğunda olduğu hallerde gerekçe bulunmayabilir. 19

Talep “sormak” fiili kullanılarak ifade edilir: “Sizden yürütmenizi rica ediyoruz…”, “Sizden sağlamanızı istiyoruz…”, “Sizden bilgi vermenizi rica ediyoruz…” vb. "sormak" fiili olmadan formüle edilebilir, örneğin: "Sorunun olumlu bir şekilde çözülmesini umuyoruz...", "İtirazımızın dikkate alınmasının mümkün olduğunu düşündüğünüzü umuyoruz" vb. Bir mektup birkaç tane içerebilir. istekler. Bu durumda şu dil ifadeleri kullanılır: “Sizden de düşünmenizi (sağlamanızı, yürütmenizi...) istiyoruz”, “Aynı zamanda sizden rica ediyoruz…”. Talep mektubu antetli kağıda düzenlenir. 20

Talep yazısının zorunlu detayları şunlardır: kuruluşun adı, kuruluşa ilişkin referans verileri, kuruluş kodu, tüzel kişiliğin ana devlet sicil numarası (OGRN), vergi mükellefi kimlik numarası/kayıt nedeni kodu, tarih, kayıt numarası, muhatap, Metnin başlığı (A 4 formatında bir mektup hazırlanıyorsa), imza, icracı hakkında not. 21

Cevap mektubu, bir talep mektubuna veya soruşturma mektubuna yanıt olarak hazırlanan resmi bir mektuptur. Cevap olumlu ya da olumsuz olabilir (red mektubu). Yanıt mektuplarını oluştururken dilsel paralellik ilkesine uyulmalıdır: İstek mektubunun dilsel olarak doğru yazılması koşuluyla, yanıt mektubunun metni, yazarın girişim mektubunda kullandığı dil ifadeleri ve kelime dağarcığının aynısını kullanmalıdır. Cevap mektubunun metnine alınan mektuba bağlantı eklememelisiniz (“_______№__. . . tarihli mektubunuza”). Alınan mektuba bağlantı vermek için form detaylarında, girişim mektubuna ilişkin bilgilerin girildiği “Alınan belgenin tarih ve numarasına ilişkin bağlantı” yer alır. 24

Olumsuz bir cevap gerekçelendirilmelidir; bir talebi açıklama yapmadan reddedemezsiniz, bu nedenle bir ret mektubuna ret gerekçesi ile başlamanız tavsiye edilir: "+ ile bağlantılı olarak." Cevap mektubu antetli kağıda düzenlenir. Yanıt mektubunda gerekli ayrıntılar şunlardır: kuruluşun adı, kuruluşa ilişkin referans verileri, kuruluş kodu, tüzel kişiliğin ana devlet sicil numarası (OGRN), vergi mükellefi kimlik numarası/kayıt nedeni kodu, tarih, kayıt numarası, bağlantı kayıt numarası ve tarihi, muhatabı, metnin başlığı (A4 formatında bir mektup yazarken), imza, icracı hakkında not. 25

Teminat mektubu, bir yükümlülük veya teyit içeren bir hizmet mektubudur. Teminat mektupları kuruluşlara yöneliktir. İş, ürünler, hizmetler, kira, işin kalitesi ve zamanlaması vb. için ödeme garanti edilebilir.Teminat mektubunun metni muhabire hitaben bir talep ve yasal olarak anlamlı bir formül içerir: “Ödemeyi garanti ediyoruz (hizmetlerin sağlanması) , vesaire.)." Bu ifade metnin hukuki açıdan önemli bir bileşenidir. Mektup ödemeyi garanti ediyorsa yazar banka bilgilerini verir. 2 27

Teminat mektupları her zaman iki kişi tarafından imzalanır: kuruluşun başkanı ve baş muhasebeci. Teminat mektupları aynı zamanda kuruluş mührü ile de tasdik edilmektedir. Teminat mektubu antetli kağıda düzenlenir. Teminat mektubunun zorunlu ayrıntıları şunlardır: kuruluşun adı, kuruluşa ilişkin referans verileri, kuruluş kodu, tüzel kişiliğin ana devlet kayıt numarası (OGRN), vergi mükellefi kimlik numarası/kayıt nedeni kodu, tarih, kayıt numarası, muhatap , metnin başlığı (A formatındaki antetli kağıda 4 harf yazarken), imza, mühür baskısı, icracı hakkında not. 28

Aşağıdakilerle ilgili bir talepte bulunulabilir: Malların kalitesi ve ürün çeşitliliğinin eksiksizliğine uyulmaması da dahil olmak üzere, sözleşmede belirtilen kaliteye uymuyorsa; sözleşmede veya sevkıyat belgelerinde belirtilenlere uymuyorsa malların miktarı; ihlal edildikleri takdirde teslimat son tarihleri; örneğin uygunsuz paketleme veya yanlış etiketlemenin mallara zarar vermesi durumunda malların paketlenmesi ve etiketlenmesi; ödeme son tarihinin ve diğer tarafların karşılıklı anlaşmaların ihlali; sözleşmenin diğer şartları. 31

Şikayet mektubu, bir ürün veya hizmetin kalitesine ilişkin olarak yapılan iddialara ilişkin bilgilerin yer aldığı, ticari mektup türü olan bir belgedir. Bu belgenin Rusya Federasyonu tarafından oluşturulan birleşik bir formu yoktur. Bu bağlamda talep, kural olarak yazılı olarak firmanın antetli kağıdına veya standart A4 formatındaki kağıda yapılır.Talep mektubunun içeriği ne olursa olsun gerekli detay ve bilgileri içermesi gerekir:32

İçeriği ne olursa olsun, talep mektubu gerekli ayrıntıları ve bilgileri içermelidir: 1. Bu talep mektubunun düzenlendiği sözleşmeye bir bağlantı içeren metne başlık. 2. Talep mektubunun gönderildiği kurucu belgelere göre kuruluşun tam adı. 3. Kuruluşun tam adresi. 4. Bu talebin hazırlanmasının temeli (tedarik sözleşmesi veya teminat mektubu gibi resmi belgelere bağlantı). 5. Talebin konusu, yani tam olarak neyin ihlal edildiği (kalite, teslimat koşulları, malların kısa teslimatı vb.). 6. İhlallerin kanıtı (destekleyici belgelere bağlantılar). 33

7. Talep mektubunun yazarı tarafından öne sürülen özel gereksinimlerin listesi. Bunlar çoğunlukla şunları içerir: hasarlı veya kusurlu malların değiştirilmesi; mallarda indirim (indirimin parasal değeri her iki tarafça da kabul edilmelidir); kayıplar için doğrudan tazminat; sözleşmenin feshi vb. 34

Bir iddianın geçerliliğine dair kanıt sunarken, yalnızca sözleşmenin ihlal edilen belirli yükümlülüklerini belirtmek değil, aynı zamanda belirli gereklilikleri sunmanın temeli olabilecek yasal normlara da atıfta bulunmak tavsiye edilir. İddia sahibi, suçlu taraftan tazminat veya belirli bir meblağın iadesini talep ederse, iddianın ayrıca iddiaların bir hesaplamasını da içermesi gerekir (hesaplama yeterince karmaşıksa, iddiaya ek olarak dahil edilebilir). Şikayet metninden kimin, neden ve neyi istediği açık olmalıdır. 35

Mal miktarına ilişkin bir talepte bulunulması halinde satıcı, eksik malların ilave teslimini veya teslim edilmeyen malların bedelinin iadesini talep edebilir. Şikayetin malın niteliği ile ilgili olması halinde, alıcı, maldaki ayıpların giderilmesini veya mal bedelinden indirim yapılmasını talep edebilir. Alıcı, satıcıya maldaki kusurların kendisinin giderilmesini teklif edebilir, ancak bu durumda satıcı, onarım masraflarını alıcıya ödemek zorunda kalacaktır. Kural olarak, küçük kusurlar alıcının kendisi tarafından giderilir, ancak onarım masraflarını karşılayan satıcının masrafları karşılanır. Kusurlu bir ürünün iadesi veya başka bir ürünle değiştirilmesiyle ilgili tüm masraflar satıcı tarafından karşılanır. 36

İddianın haklı olması durumunda satıcı: kusurlu ürünü yenisiyle değiştirmek; eksik malları temin etmek; ürünün maliyeti üzerinden yüzde indirim yapmak; para cezası öde. İddia doğru biçimde yapılmalıdır; sert olabilir ancak kaba olmamalıdır. Duruma ve alıcının niyetine bağlı olarak iddia, satıcının talebi karşılayamaması durumunda haklarını korumak için daha sonra tahkim mahkemesine başvurulacağına dair bir uyarı içerebilir. 37

Bir talep mektubuna yanıt Kural olarak, bir talebe yanıt verilmesinden sonraki süre sözleşmede belirlenir (örneğin, 10 gün, 30 gün). Bu süre zarfında satıcı (gönderici) talebi dikkate almak ve yazılı olarak yanıtlamakla yükümlüdür. İddiaya cevap alınamaması halinde, iddianın kabul edildiği kabul edilir ve alıcının, masrafların satıcının hesabına kaydedilmesi talebiyle tahkim mahkemesine başvurma hakkı vardır. Talebin cevabı mal (hizmet) alıcısına iadeli taahhütlü posta veya telgraf (teleks) yoluyla gönderilir. Sözleşmede belirlenen süre içerisinde satıcı, karşı tarafa talebin reddedildiğini veya değerlendirmeye kabul edildiğini bildirmelidir. 38

Uluslararası mektuplar Uluslararası bir iş mektubunun açık bir yapısı, belirli bir dizi ayrıntısı ve bunların her birinin sabit bir konumu vardır. Yabancı şirketlere gönderilen mektuplar antetli kağıda 1 inç (2,54 mm) kenar boşluklarıyla yazdırılır. Sol üst köşede veya sayfanın üst kısmının ortasında şirketin logosu ve adı bulunur (sahne 1). Şirket az tanınıyorsa ve isminden ne yaptığı belli değilse, faaliyet profili belirtilebilir; örneğin “gemi kiralama”, “tur organizasyonu”, “gayrimenkul satışı”, “bilimsel gelişmeler”. vb. 41

Şirket adı altında veya sayfanın alt kısmında, posta ve telgraf adresini, telefon ve faks numaralarını, şirketin ve şubelerinin temsilciliklerinin adresleri ve telefon numaralarını, şirket sayısını içeren ofis adresi belirtilir. beyan veya tescil lisansı (detay 2). Mektubun sonraki tüm ayrıntıları sol kenardan yazdırılır. Belge referansı (sayı) (detay 3) dijital, alfabetik veya alfanümerik olabilir, örneğin: Referans: 101; Ref: MS Mektup bir yanıtsa, özellik 3, girişim mektubunun giden numarasını gösterir; örneğin: Referansınız 12. 42

Tarih (özellik 4) alfanümerik bir şekilde belirtilir; örneğin: 17 Ağustos 2003. Tarih, belgenin sol veya sağ kenar boşluğunun kenarına yerleştirilebilir. Alıcının adresi (detay 5) satır satır aşağıdakilerden oluşur: alıcının adı ve soyadı; Firma Adı; ev ve sokak numaraları; şehir, posta bölgesi (posta kodu); ülkeler. 43

Giriş adresi (prop 6), adresten dört satır boşluk bırakılarak yeni bir satıra yazılır. Bir iş mektubu “Sevgili. . . ". Mektubun başlığı (detay 7) giriş adresinden sonra belirtilir. Başlık şu şekilde belirlenmiştir: RE: - “ilgili” kelimesinin kısaltması (nispeten); Re: - “İlgili olarak” (ilgili) kombinasyonunun kısaltması; Konu - (konu, konu, soru); Başlığın altı çizilmiştir. Unvan isteğe bağlı bir gerekliliktir; göstergesi daha ziyade bir görgü kuralıdır. Başlık esas olarak hukuki konulardaki resmi yazışmalarda görülür. 44

Metin (prop 8), sol kenar boşluğunun kenarından (modern versiyon) veya her paragrafın başlangıcı kırmızı çizgiden girintili olacak şekilde (klasik versiyon) yazdırılabilir. Paragraflar, kural olarak, mektubun içeriğinin algılanmasını kolaylaştıran ek satır aralıklarıyla birbirlerinden ayrılır. Ayrıca mektubun ana cümleleri yazı tipiyle vurgulanabilir, altı çizili vb. olabilir. Mektubun metninden sonraki iki satır aralığı “son nezaket formülünü” gösterir (destek 9). 45

“Nihai nezaket formülü”nden sonra mektubun yazarının kişisel imzası için en az beş satır aralığı bırakılır (destek 10). İmzanın altında kod çözümü belirtilir: adı ve soyadı, sonraki satırda belgeyi imzalayan kişinin konumu. Mektup şirket başkanı tarafından imzalanırsa pozisyon belirtilmez. Mektubun ekleri varsa (özellik 11), bunlar aşağıdaki şekilde belirtilir: Ek (ek): Sipariş No. 34 Mektubun kopyalarını (“karbon kopya”) birden fazla muhataba gönderirken, kişilerin adlarını belirtin veya gönderildikleri şirketler (özellik 12). 46

Talimat mektubu Talimat (talimat) mektubu, muhatabın resmi nitelikteki bilgiler konusunda bilgilendirildiği bir hizmet mektubudur. Bilgi mektupları genellikle standart niteliktedir ve çeşitli düzeylerdeki yetkililer ve yönetim tarafından alt kuruluşlara veya belirli türdeki kuruluşlara gönderilir. Bilgi mektupları, mevzuat ve diğer düzenleyici yasal belgelerin belirli hükümlerini aynen aktarabilir ve tavsiye ve öneriler içerebilir. 49

Bilgi mektupları ekler içerebilir. Haber bülteninin uzunluğu bir paragraftan birkaç sayfaya kadar değişmektedir. Bilgi mektupları kural olarak kuruluş başkanı tarafından imzalanır. Bilgi mektubu antetli kağıda düzenlenir. Bilgi mektubunda gerekli ayrıntılar şunlardır: kuruluşun adı, kuruluşa ilişkin referans verileri, kuruluşun kodu, tüzel kişiliğin ana devlet sicil numarası (OGRN), vergi mükellefi kimlik numarası/kayıt nedeni kodu, tarih, kayıt numarası , muhatap, metnin başlığı (A formatlı antetli kağıt 4'e mektup hazırlarken), imza, icracı hakkında not. 50

Yabancı ortaklarla sözleşmeler imzalanırken, satıcının alıcının bankasından döviz hesap numarası içeren bir teminat mektubu ve bankanın alıcı tarafından mal veya hizmet için ödeme garantisi sunmasını istediği akreditifler kullanılır. Kapak mektupları, muhatabına gönderilen ana belgenin ek açıklama gerektirmesi durumunda düzenlenir. Ön yazı, ana belgenin hangi amaçla gönderildiğini, onunla ne yapılması gerektiğini ve hangi zaman diliminde yapıldığını belirtir. Kapak mektupları anlamsal bir yük taşımıyorsa hazırlanmamalıdır çünkü bu durumda gereksiz bir formalite haline gelirler. 52

Birçok kuruluşun çalışmalarının ayrılmaz bir parçası, birçok kural ve özelliğe sahip olan ticari yazışmalardır. Sadece sekreterler değil, diğer çalışanlar da ortaklar ve diğer çalışanlarla iletişim kurmak için mektup yazabilmelidir.

İş yazışması kavramı

Bu terim ticari ve ticari bilgilerin alışverişini ifade eder. Ticari yazışmaların özel kurslarda bile öğretilen belli bir görgü kuralları vardır. Mektup, şirketin itibarını yaratıp sürdüreceği ve aynı zamanda kuruluşa karşı ciddi bir tutum oluşturacağı için kurallara uygun olarak hazırlanmalıdır. Teknik açıdan bir iş mektubu, farklı şirketler veya departmanlar arasındaki iletişimi geliştirmeyi amaçlayan bir araçtır.

Ticari yazışma türleri

Birkaç tür belge vardır ve her biri kendi yürütme ve sunma kurallarını içerir. Ticari yazışmaların temelleri, e-posta yoluyla iletişim kurarken de kullanılır. Uzmanlar iş mektubu türlerini şu şekilde ayırıyor: teşekkür mektupları, istekler, talepler, özürler, yalanlamalar, tebrikler ve taziyeler. Ayrıca iddialar, retler, hatırlatmalar, garantiler vb. içeren ticari mektuplar da bulunmaktadır.

Ticari yazışmalar nasıl doğru şekilde yapılır?

Mektup yazarken tüm ayrıntılara dikkat etmek önemlidir. Ticari yazışma kurallarını açıklarken aşağıdaki hususlara dikkat etmek önemlidir:

Yazarın sorduğu belirli sorulara yanıt vermeniz gereken bir mektup yazıyorsanız her birini ayrı ayrı alıntılamak uygun olacaktır. Bunu yapmak için numaralandırmayı kullanın ve metni paragraflara bölün.
Bir mektup yazarken, sizin tarafınızdan veya muhatabınız tarafından eklenen tüm belgeler hakkında kısaca yorum yapmanız gerekir. Alıcının mektubun özünü hemen anlaması için bu önemlidir.
Mektup yönetici tarafından imzalanmalı ve kaşelenmelidir.

Ticari yazışmaları yürütme kuralları

İş mektuplarını yazarken yapılan hatalar kabul edilemez, bu nedenle bunları oluşturmanın temel kurallarını bilmek önemlidir:

Anlamı bilinmeyen kelimeleri kullanmayın veya anlamlarını sözlük kullanarak kontrol etmeyin.
Ticari yazışmaların yürütülmesi, bazı kelimelerin muhatap tarafından bilinmemesi nedeniyle belirli terminolojinin kullanımını hariç tutar. Bu tür terimler kullanılıyorsa bir açıklama yapın.
Ana noktanın kaybolmaması için düşüncelerinizi kısa cümlelerle ifade edin.
Rusça dilini tam olarak bilmiyorsanız, yazımınızı kontrol etmek için önce metni bir düzenleyiciye veya bilgisayarınızdaki bir belgeye yazmak daha iyidir.
Ticari yazışmalarda gündelik kelimelerin, edebi ifadelerin vb. kullanılmasına izin verilmez. Bir mektubu göndermeden önce, hata ve yazım hataları olup olmadığını kontrol edin. Bir süre sonra tekrar kontrol etmekte fayda var.

Ticari yazışmalarda mektubun başlangıcı

Öncelikle mektubun yapısında muhatabın konumunu ve tam adını içeren bir “başlık” bulunmaktadır. Ticari yazışmaların özellikleri, çoğu durumda sayfanın ortasına yazılan standart "Sevgili" adresini içerir. Eğer kişi yabancıysa soyadından önce “Bay” kelimesi yazılır. İlk paragraf (giriş) mektubun amacını ve nedenini içerir. Muhatap bunu okuduktan sonra mesajın ana anlamını anlamalıdır.

İş yazışmalarında talep

Popüler ticari yazışma türlerinden biri talep mektubudur. Bu, incelikli bir talep veya güncel bir konuyla ilgili diplomatik bir talep olabilir. İş yazma becerileri, isteklerin yazılması için önemlidir çünkü alıcıyı, yazarın gerektirdiği eylemi gerçekleştirmeye motive etmelidir. Mektup yazmanın belirli kuralları vardır:

Muhataba kişisel olarak hitap edilmeli ve iş görgü kurallarının temelleri gözetilmelidir.
Alıcıya talebin nedenini açıklamak için ona iltifat edebilir, işini veya kişisel niteliklerini ve erdemlerini vurgulayabilirsiniz.
Talebin nedenlerini belirtin ve muhatabın bunu yerine getirmesini sağlayın. Sorun mümkün olduğunca kısa ve net bir şekilde tanımlanmalıdır.
Talep yapıldıktan sonra, potansiyel faydalar vurgulanarak değiştirilmeli ve tekrarlanmalıdır.

İş yazışmalarında kendinize nasıl hatırlatılır?

Üstlenilen yükümlülüklerin yerine getirilmesi, hukuka uygunluk, önemli bir olayın yaklaşması vb. konularda hatırlatma yapılması gerektiğinde hatırlatma mektubu kullanılır. Çoğu durumda, bundan önce sözlü bir hatırlatma kullanılır. Sonuç olarak mektup, yapılan eylemin bir tür kanıtı olarak hizmet ediyor. İş yazışmalarında bir hatırlatma şunları içerir:

Gönderen ve alıcı hakkında bilgiler. Daha sonra hatırlatmanın nedeni belirtilir.
Geri çağrılan konuya ilişkin yasa ve yönetmeliklere bağlantılar verilir.
İş yazışmalarındaki ifadeler açık olmalı ancak tehdit edici olmamalıdır. Sorunun barışçıl yollarla çözülebileceğini hatırlatmak yanlış olmaz.
Mektubun herhangi bir standardı yoktur, dolayısıyla serbest biçimde yazılabilir.

İş yazışmalarında nasıl düzgün bir şekilde özür dilenir?

Yazılması en zor mektuplardan biri, hem özür dilemenizi hem de şirket adına itibarınızı korumanızı gerektiren bir özür mektubudur. Ayrıca zarar görmüş ilişkilerin onarılması da amaçlanır. Ticari yazışmalar özrün aşağıdaki özelliklerini gösterir:

Mektubun yapısı, alıcının belirtilmesini, mesajın konusunu ve mesajı içerir.
Yönetim her şeyi imzalayacağı için icracıyı belirtmenize gerek yok.
İş yazışmalarında özür ifadeleri açık olmamalı ve mektubun konusu tarafsız olmalı veya hiç bulunmamalıdır.
Ulaşılması gereken etki, samimi bir özür ve olup bitenler hakkında bilgi verilmesi, yani hoş olmayan durumun nedeninin bir göstergesidir.

E-posta yoluyla ticari yazışmalara ilişkin kurallar

Daha önce bahsedilen tüm kurallar elektronik yazışmalar için de geçerlidir, ancak yine de bir takım özellikler vardır:

Tüm mektuplar sunucuya kaydedildiğinden ve başka bir kişi tarafından okunabildiğinden, iş e-postası yalnızca resmi yazışmalar için kullanılmalıdır.
İş e-posta yazışmaları okunabilir bir yazı tipinin kullanılmasını gerektirir ve en iyisi Arial veya Times New Roman'ı seçmektir. Harflerin boyutu orta büyüklükte olmalıdır. Metin büyük harf kilidi, ünlem işareti veya özel karakterler içermemelidir. Belirli ifadelerin italik veya kalın harflerle vurgulanması kabul edilebilir, ancak bunu yalnızca kesinlikle gerekliyse kullanın.
Daha iyi okunabilirlik için alt başlıklar kullanın, ancak sayılarının çok fazla olmaması gerektiğini, dolayısıyla maksimumun 3-4 adet olduğunu unutmayın. Bir paragraf dört satırı geçmemelidir.
İş e-postası etiği, konu alanının boş bırakılmasına izin vermez. Mektubun spesifik, bilgilendirici ve özlü olması gereken özünü buraya yazın.
İmzanızı ve iletişim bilgilerinizi sonuna eklemelisiniz ve altı satırı aşmamalıdır. Şu yapıyı kullanın: "Saygılarımla", ad ve soyadı, şirket adı, telefon numarası, e-posta ve web sitesi adresi.
İş yazışmalarında kurumsal tarzınızda kurumsal şablon kullanmanız uygundur. Bu sayede diğerlerinden öne çıkmak ve aynı zamanda ticari yazışma kurallarına uymak mümkün olacak. Mektubun yalnızca bilgisayar ekranında değil telefonda da okunabileceğini, dolayısıyla şablonun farklı ekranların çözünürlüğüne göre optimize edilmesi gerektiğini unutmamak önemlidir.

Ticari yazışmalarla ilgili kitaplar

Bir iş mektubu yazmanın tüm inceliklerini daha iyi anlamak için faydalı literatürü okuyabilirsiniz. Aşağıdaki çalışmalar iyi kabul edilir:

« İş yazma sanatı. Kanunlar, püf noktaları, araçlar» S. Karepina. Yazar, ticari yazışma tarzının ne olduğunu, farklı türdeki mektup ve raporların nasıl düzgün bir şekilde bırakılacağını açıklıyor.
« İş e-posta yazışmaları. Başarının Beş Kuralı" Yazar, ticari yazışma biçimlerini açıklıyor ve iletişimi daha etkili hale getirmeye yardımcı olacak araçlar sunuyor. Burada yararlı ipuçları ve püf noktaları bulabilirsiniz.

İş yazışmaları kurumların belgesel dizisinde önemli bir yer tutar. Dış kuruluşlarla bağlantı olması nedeniyle herhangi bir ticari faaliyeti yürütmenin gerekli unsurlarından biridir. Yazışmalar, gelen ve giden belgelerin yaklaşık %80'ini oluşturur.

Ticari yazışma türleri ve adları (mektup, telgraf, teleks, faks, telefon mesajı), iki ana türe ayrılan iş bilgilerinin iletilme yöntemleriyle belirlenir: posta iletişimi ve elektronik iletişim.

Yazışmalar çok çeşitli türlerde farklılık gösterir: devlet organlarından gelen normatif mektuplar ve telgraflardan vatandaşların çağrılarına ve standart uygulamalara kadar. Yazışmanın içeriği; talepler, bildirimler, anlaşmalar, iddialar, anlaşmalar, hatırlatmalar, talepler, açıklamalar, teyitler, talepler, tavsiyeler, garantiler vb. olabilir.

Yazışma yapılırken aşağıdaki gereksinimlere uyulmalıdır:

mektuplar özel formlarda - antetli kağıtlarda düzenlenir ve kendisine verilen yetki çerçevesinde kuruluş başkanı veya yardımcıları tarafından imzalanır;
mektuplar büyük lekeler veya düzeltmeler olmadan doğru, doğru bir şekilde yazılmalıdır;
İçeriği ne olursa olsun, mektubun sakin, tutarlı, resmi bir iş dilinde sunulması, yeterli tartışmaya, doğruluğa, eksiksizliğe ve özelliklerin açıklığına, kısalığa ve sunumun tutarlılığına sahip olması gerekir;
Sunulan olay ve gerçekler hakkında objektif bilgiler içerir ve gerekiyorsa açıklayıcı ve tamamlayıcı materyallere sahiptir.

Yazışma yoluyla bilgi alışverişi, yalnızca başka bir fikir alışverişi yolunun zor veya imkansız olduğu durumlarda (telefon görüşmeleri, kişisel toplantılar vb.) kullanılmalıdır.

Bir bilgi ve referans belgesi olarak iş mektubu, uygun şekilde yürütüldüğünde, ayrıntıların doldurulduğu ve belgenin bir yetkili tarafından imzalandığı andan itibaren yasal güç kazanır.

Elektronik belgeler için (“Bilgi, Bilgilendirme ve Bilginin Korunması Hakkında Federal Yasanın 5. Maddesi):

otomatik bilgi sisteminden alınan bir belge, Rusya Federasyonu mevzuatında belirlenen şekilde bir yetkili tarafından imzalandıktan sonra yasal güç kazanır;
Otomatik bilgi ve telekomünikasyon sistemleri kullanılarak saklanan, işlenen ve iletilen bir belgenin hukuki geçerliliği elektronik dijital imzayla doğrulanabilir;
Elektronik dijital imzanın yasal gücü, otomatik bilgi sisteminin imza tanımlamasını sağlayan yazılım ve donanım içermesi ve bunların kullanımına ilişkin yerleşik rejime uyulması durumunda kabul edilir.

İş mektubu ayrıntıları şunları içerir:

Rusya Federasyonu'nun devlet amblemi;
Rusya Federasyonu'nun kurucu bir kuruluşunun arması;
kuruluşun amblemi veya ticari markası (hizmet markası);
şirketin adı;
kuruluş hakkında referans bilgileri;
belge tarihi;
belge kayıt numarası;
belgenin kayıt numarasına ve tarihine atıf;
varış noktası;
metnin başlığı;
belge metni;
uygulamanın varlığına ilişkin işaret;
imza;
mühür baskısı;
sanatçı hakkında not;
belgenin yürütülmesi ve dosyaya gönderilmesiyle ilgili bir not.

Mektuplar iki nüsha halinde düzenlenir - birincisi bir form (boş kağıt) üzerinde hazırlanıp muhatabına, ikincisi ise dosyaya gönderilir.

Ticari yazışmalar çeşitli amaçlara yönelik mektuplarla temsil edilir. Çeşitliliği nedeniyle, bu belge türü aşağıdaki tek tip gereksinimler dahilinde en özgür ve en az standartlaştırılmış olanıdır; yani mektuplar netlik, sunumun basitliği, bilgilerin eksiksizliği, saygılı bir sunum tonu (iş görgü kuralları gereksinimleri), okuryazarlık içermelidir.

Resmi ticari yazışmalar konuya göre iş (iş mektubu) ve ticari (ticari mektup) olarak ikiye ayrılır. Ekonomik, hukuki, ticari ve diğer faaliyet biçimlerinin resmileştirildiği yazışmalara ticari yazışmalar denir. Ticari işlemlerin sonuçlandırılması ve yürütülmesi sırasında düzenlenen, satış ve tedarik konularına ilişkin hukuki geçerliliği olan mektuplar ticari yazışmalara ilişkindir (örneğin talep mektubu, ihtarname (teklif), talep mektubu ve cevaplar) onlara). İşlevselliklerine göre mektuplar yanıt gerektirenler ve yanıt gerektirmeyenler olarak ikiye ayrılabilir.

*Oldu bittiyi belirten mektuplar yanıt gerektirmez.

Muhataba bağlı olarak, mektuplar normal ve dairesel olarak ayrılır (bir kuruluştan birkaç adrese, genellikle alt makamlara gönderilir).

Kompozisyon özelliklerine göre, mektuplar birkaç konuyu dikkate alarak tek yönlü (bir sorunu çözmeye adanmış) ve çok yönlü olarak ayrılır.

*Genellikle bölüm, alt bölüm, paragraf, alt paragraflardan oluşurlar. Bir rica, bir özür ve garantiler içerir.
**Görgü kuralları yazışmalarına bakın.

Hizmet (iş) mektubu- posta yoluyla gönderme - özel bir metin aktarma yöntemiyle bağlantılı olarak ayırt edilen, farklı içeriğe sahip belgeler için genelleştirilmiş bir ad.

Mektup, harf metninin boyutuna göre özel A4 veya A5 formatında hazırlanır. Mektubun gerekli ayrıntıları şunlardır: kuruluşun adı - yazar, kuruluşun posta bilgileri - yazar, tarih, belge numarası, gelen belgenin tarih ve numarasına bağlantı, muhatap, metnin başlığı, imza, kapak mektuplarında sanatçı hakkında not - eklerin varlığı hakkında bir not.

Bir dizi nedenden ötürü, bir iş mektubu metninin plana göre hazırlanması tavsiye edilir. Deneyim yokluğunda ve aşırı olumsuz duygularda (örneğin çatışma durumlarında), bu, sorunun doğru bir şekilde sunulmasına yardımcı olacaktır.

Mesaj planı oluşturmanın bir yöntemi aşağıdaki sırayla çalışmaktır:

mesajın konusuyla ilgili belgeler, resimler, istatistiksel ve diğer göstergeler gibi gerçek materyallerden oluşan bir veri tabanı toplamak;
veri tabanına dayalı sonuçların formüle edilmesi;
bulguları bir metin yazmak için bir plan olarak kullanmak.

Mektubun metni mantıklı, tutarlı, ikna edici ve biçim olarak doğru olmalıdır. Gerçekler ve olaylar objektif, kısa ve net bir şekilde sunulmalıdır. Mektubun metni farklı yorumlara izin vermemelidir.

Standart metinlerin ve şablon metinlerin kullanılması, ticari yazışmaların basitleştirilmesine yardımcı olur.

Mektubun türüne ve içeriğine bağlı olarak mektubun metni basit veya karmaşık olabilir. Basit mektuplar bir veya iki bölümden oluşur: giriş ve sonuç. Kompozisyon açısından karmaşık harfler bir giriş, bir ana bölüm (kanıt) ve bir sonuç içerir.

Giriş, sorunun gerekçesini, sorunun nedenini veya sorunun kısa bir geçmişini sağlar. Mektubun yazılma nedeni herhangi bir belge ise, ona bir bağlantı verilir.

Ana kısım (kanıt) konunun özünü ortaya koyar ve delil veya çürütme sağlar. Önerilen çözümlerin doğruluğu ve geçerliliği konusunda hiçbir şüphe kalmaması için ana kısım ikna edici olmalıdır.

Sonuç olarak mektubun asıl amacı belirtilmiştir.

Mektubun amacına bağlı olarak, yazarının neye dikkat çekmek istediğine bağlı olarak, unsurlardan birinin eksik olabileceği veya düzenlenme sırasının farklı olabileceği diğer inşaat şemaları kullanılır.

Mektubun metni birinci çoğul şahıs olarak yazılmıştır (soruyoruz, gönderiyoruz).

Harflerin işlenmesini kolaylaştırmak ve yürütülmesini hızlandırmak için, iki veya daha fazla farklı konunun bir mektupta ele alınması önerilmez; mektubun içerik olarak tek konu olması gerekir. Mektubun uzunluğu iki sayfayı geçmemelidir; İstisnai durumlarda, beş sayfaya kadar daktiloyla yazılmış metinlere izin verilir.

A4 formatında hazırlanan bir mektubun, “Ne Hakkında?” şemasına göre oluşturulmuş bir metin başlığı olması gerekir, örneğin:
“Sözleşmeden doğan yükümlülüklerin ihlali üzerine”
“Bilimsel ve teknik yardımın sağlanması hakkında”

Mektup bir yanıt ise, mektup formunda yanıtın verildiği mektubun numarası ve tarihi belirtilir.

Mektup dörtten fazla adrese gönderilmişse yüklenici bir posta listesi hazırlar.

Mektuplar, gerekirse mektubu hazırlayan bölüm başkanı tarafından - ilgili yapısal bölümlerin başkanları ve ayrıca kuruluşun başkan yardımcısı - mektubun imzalanması durumunda ilgili yönün küratörü tarafından onaylanır. örgütün başkanı. Mektuplar, depolama amacıyla kuruluşun arşivlerinde kalan ikinci bir kopyada onaylanır.

Mektuplar, kuruluş başkanı, kendisine verilen yetki dahilindeki yardımcıları ve kendilerine bu hakkın verilmesi halinde bağımsız yapısal bölümlerin başkanları tarafından imzalanır.

Yazışma yapılırken aşağıdaki gereksinimlere uyulmalıdır:

Mektuplar özel formlarda - antetli kağıtlarda düzenlenir ve kendisine verilen yetki çerçevesinde kuruluş başkanı veya yardımcıları tarafından imzalanır;

Mektuplar büyük lekeler veya düzeltmeler olmadan doğru, doğru bir şekilde yazılmalıdır;

İçeriği ne olursa olsun, mektubun sakin, tecrübeli, resmi bir iş dilinde sunulması, yeterli tartışmaya, doğruluğa, eksiksizliğe ve özelliklerin açıklığına, kısalığa ve sunumun tutarlılığına sahip olması gerekir;

Yazışma yoluyla bilgi alışverişi, yalnızca başka bir fikir alışverişi yolunun zor veya imkansız olduğu durumlarda (telefon görüşmeleri, kişisel toplantılar vb.) kullanılmalıdır.

Resmi mektup, bir işletme, kuruluş ve kurumun dış dünyayla iletişiminin en önemli kanallarından biridir. Mektuplar aracılığıyla sözleşme öncesi görüşmeler yapılır, işletmeler arasındaki ilişkiler netleştirilir ve talepler belirtilir. Mektuplar yolda maddi varlıklara eşlik eder vb.

Modern iletişim biçimlerinin varlığına rağmen: telefon, telgraf, faks, modem iletişimi vb., küçük bir işletmede bile yazışma hacmi çok büyüktür. Bununla birlikte, iş mektuplarının hazırlanmasına yol açan yönetimsel durumların kapsamı sınırsız olmaktan uzaktır ve nispeten açık bir sınıflandırmaya uygundur. Hazırlanmalarını gerektiren aynı tür yönetim durumlarına sahip çok sayıda mektup, iş mektuplarının acilen birleştirilmesi ihtiyacını doğurmaktadır. Ne yazık ki, modern iş yazışmalarının analizi, birçok yönetim çalışanının mektup yazma becerisinden yoksun olduğunu göstermektedir. Bu arada mektubun yanlış biçimlendirilmesi çalışmayı zorlaştırır. Uzmanlar iş mektuplarının bir sayfadan fazla olmaması gerektiği konusunda hemfikir. Amerika Birleşik Devletleri'nde 70'li yıllarda Beyaz Saray ofisinin öncülüğünde yayınlanan "Basit Mektuplar" koleksiyonunun yazarları, kelimelerdeki israfın dolar israfına yol açtığına inanıyor. İş belgelerinin hiçbir şekilde "okunmak" için önemli olmadığı, ancak belirli eylemleri teşvik etmesi gereken bilgiler olduğu göz ardı edilemez.