ตัวอย่างประเภทจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ กฎสำหรับการติดต่อทางธุรกิจ: ตัวอย่าง

CORRESPONDENCE Correspondence เป็นชื่อทั่วไปของเอกสารที่มีเนื้อหาต่างๆ ที่ใช้เป็นเครื่องมือในการแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างรวดเร็วระหว่างองค์กร การติดต่อทางธุรกิจมีบทบาทสำคัญในกลุ่มสารคดีของสถาบันต่างๆ เนื่องจากเป็นตัวเชื่อมโยงระหว่างองค์กร การโต้ตอบจึงกินพื้นที่ประมาณ 80% ของเอกสารขาเข้าและขาออก 1

ประเภทของการติดต่อทางธุรกิจและชื่อ (จดหมาย, โทรเลข, เทเล็กซ์, แฟกซ์ (แฟกซ์), ข้อความโทรศัพท์) ถูกกำหนดโดยวิธีการส่งข้อมูลทางธุรกิจซึ่งแบ่งออกเป็นสองประเภทหลัก - การสื่อสารทางไปรษณีย์และการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ จดหมายโต้ตอบแบ่งออกเป็นหลายประเภท: ตั้งแต่จดหมายเชิงบรรทัดฐานและโทรเลขจากหน่วยงานของรัฐไปจนถึงคำอุทธรณ์ของประชาชนและแอปพลิเคชันมาตรฐาน เนื้อหาของการติดต่ออาจเป็นคำขอ การแจ้งเตือน ข้อตกลง การเรียกร้อง ข้อตกลง การแจ้งเตือน ข้อเรียกร้อง การชี้แจง การยืนยัน คำร้องขอ คำแนะนำ การรับประกัน ฯลฯ 2

จดหมายบริการเป็นชื่อทั่วไปสำหรับเอกสารที่มีเนื้อหาต่าง ๆ ซึ่งมีความโดดเด่นด้วยวิธีการส่งข้อความพิเศษ - ส่งทางไปรษณีย์ 3

ตามกฎแล้วควรเขียนจดหมายในกรณีที่วิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่ไม่ใช่เอกสารเป็นไปไม่ได้หรือยาก (คำอธิบายด้วยวาจาคำแนะนำ: ส่วนตัวหรือทางโทรศัพท์ ฯลฯ ) หากจำเป็นต้องส่งข้อมูลอย่างเร่งด่วน โทรเลข ข้อความโทรศัพท์ ฯลฯ จะมีการจำแนกประเภทของจดหมายอย่างเป็นทางการต่อไปนี้ในงานสำนักงาน 1. จดหมายร้องขอ (คำร้องขอ ข้อเรียกร้อง ข้อเสนอเพื่อให้ข้อมูลหรือดำเนินการ) 2. จดหมายตอบกลับ (ข้อมูลที่ร้องขอ ข้อมูลเกี่ยวกับงานที่ทำ การปฏิเสธข้อมูล และการโต้ตอบ) 3. จดหมายปะหน้า (แนบเอกสารที่ไม่มีส่วนที่อยู่หรือวัตถุที่เป็นสาระสำคัญ) 4

ขอแนะนำให้เตรียมจดหมายในประเด็นเดียว หากคุณต้องการติดต่อองค์กรพร้อมกันในประเด็นต่างๆ หลายประการ ขอแนะนำให้เขียนจดหมายแยกกันสำหรับแต่ละประเด็น จดหมายอาจเกี่ยวข้องกับหลายประเด็นหากเกี่ยวข้องกันและจะได้รับการพิจารณาในหน่วยโครงสร้างเดียวขององค์กรของผู้รับ ข้อความในจดหมายอาจเรียบง่ายหรือซับซ้อนก็ได้ ขึ้นอยู่กับประเภทของตัวอักษรและเนื้อหา ตัวอักษรธรรมดาประกอบด้วยสองส่วน: บทนำและบทสรุป ตัวอักษรที่ซับซ้อนเชิงองค์ประกอบประกอบด้วยส่วนที่จำเป็นดังต่อไปนี้: บทนำ ส่วนหลัก (หลักฐาน) และบทสรุป 6

บทนำให้เหตุผลสำหรับคำถาม: เหตุผลของคำถามหรือประวัติโดยย่อ; หากเหตุผลในการเขียนจดหมายเป็นเอกสารใด ๆ จะมีการระบุลิงก์ไปยังจดหมายนั้น ส่วนหลัก (หลักฐาน) กำหนดสาระสำคัญของปัญหา แสดงหลักฐาน หรือการโต้แย้ง ส่วนหลักจะต้องน่าเชื่อถือเพื่อไม่ให้มีข้อสงสัยเกี่ยวกับความถูกต้องและความถูกต้องของแนวทางแก้ไขที่เสนอ บทสรุประบุจุดประสงค์หลักของจดหมาย ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของจดหมาย สิ่งที่ผู้เขียนต้องการเน้นความสนใจ มีการใช้แผนการก่อสร้างอื่น ๆ ซึ่งอาจขาดองค์ประกอบอย่างใดอย่างหนึ่งหรือลำดับการจัดเรียงอาจแตกต่างกัน 7

จดหมายธุรกิจมาตรฐานมีโครงสร้างดังนี้ คำนำอุทธรณ์ ข้อความหลัก บทสรุป ลายเซ็น Postscript ภาคผนวก 8

Postscript (lat. post scriptum - "หลังเขียน") เป็นตัวลงท้ายของจดหมายที่กรอกและลงนามแล้ว โดยปกติจะแสดงด้วยตัวย่อภาษาละติน "P" ส" ใช้ตัวย่อ "P" ด้วย ป.ล. "(lat. post scriptum) หรือ "P. S. S. "(lat. post sub scriptum) สำหรับคำลงท้ายที่สร้างขึ้นหลังคำลงท้าย 9

จดหมายธุรกิจมีความสำคัญทางกฎหมาย ดังนั้นรูปแบบจึงต้องเป็นไปตามข้อกำหนดบางประการ ข้อความในจดหมายไม่ควรมีการตีความหลายครั้ง ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับข้อความในจดหมายธุรกิจ: ความกระชับ ความชัดเจน และความถูกต้องของการนำเสนอ ข้อความจะต้องนำเสนออย่างถูกต้องตามกฎการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอนในปัจจุบันในรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ ในความเป็นจริงภาษาของเอกสารราชการเป็นชุดของถ้อยคำที่เบื่อหู, ถ้อยคำที่เบื่อหู, มาตรฐานที่มีลักษณะเป็นเอกภาพ จดหมายอย่างเป็นทางการจะต้องระบุสาระสำคัญของเรื่องอย่างชัดเจนและรัดกุม โดยคงไว้ซึ่งน้ำเสียงที่เป็นกลาง 10

ข้อความของตัวอักษรธรรมดาไม่ควรเกินหนึ่งหรือสองหน้าพิมพ์ดีด ตัวอักษรที่ซับซ้อนสามารถมีข้อความได้สูงสุดห้าหน้า แบบฟอร์มการนำเสนอข้อความต่อไปนี้ใช้ในตัวอักษร: พหูพจน์คนแรก (“กรุณาส่ง”, “เราส่งเพื่อการพิจารณา”); ในบุรุษที่ 1 เอกพจน์ (“ฉันเห็นว่าจำเป็น”, “โปรดเน้น”); จากบุคคลที่สามเอกพจน์ (“กระทรวงไม่คัดค้าน”, “VNIIDAD พิจารณาว่าเป็นไปได้”) ในการติดต่อทางธุรกิจ รูปแบบการนำเสนอข้อความที่เป็นที่ยอมรับนั้นอยู่ในรูปพหูพจน์ของบุรุษที่หนึ่ง (เราถาม แจ้ง ชี้นำ เตือน ส่ง ฯลฯ) เนื่องจากเจ้าหน้าที่ที่ลงนามในจดหมายพูดในนามขององค์กร สิบเอ็ด

การนำเสนอข้อความของจดหมายในเอกพจน์บุรุษที่หนึ่ง (ฉันถาม, เสนอ, โดยตรง ฯลฯ ) เป็นไปได้ในสองกรณี: จดหมายถูกวาดบนหัวจดหมายอย่างเป็นทางการ; จดหมายเป็นความลับหรือมีที่อยู่ส่วนตัวถึงผู้รับ จดหมายที่วาดในรูปแบบ A4 จะต้องมีชื่อเรื่องของข้อความที่ตอบคำถาม "เกี่ยวกับอะไร": "เกี่ยวกับการละเมิดภาระผูกพันตามสัญญา" "ในการให้ความช่วยเหลือทางวิทยาศาสตร์และทางเทคนิค" ในรูปแบบ ก 5 หัวข้อไม่อาจระบุได้ 12

จดหมายได้รับการรับรองโดยผู้สร้าง หัวหน้าแผนกของผู้เขียน และหากจำเป็น โดยหัวหน้าหน่วยโครงสร้างที่สนใจ รวมถึงรองหัวหน้าขององค์กรที่ดูแลทิศทาง หากจดหมายลงนามโดยหัวหน้า องค์กร. จดหมายรับรองสำเนาที่สองที่ยังคงอยู่ในองค์กร จดหมายลงนามโดยหัวหน้าองค์กร เจ้าหน้าที่ของเขาในความสามารถที่มอบให้เขา เช่นเดียวกับหัวหน้าแผนกโครงสร้างอิสระ หากพวกเขาได้รับสิทธิ์นี้ 13

จดหมายจะต้องมีบันทึกเกี่ยวกับผู้ดำเนินการซึ่งติดอยู่ที่ด้านล่างของแผ่นงานซึ่งลงนามโดยผู้จัดการ ไม่อนุญาตให้ทำการแก้ไขหรือเพิ่มเติมใดๆ ในจดหมายที่ลงนามแล้ว วันที่ของจดหมายคือวันที่ลงนาม 14

รายละเอียดที่จำเป็นของจดหมาย ได้แก่ ชื่อองค์กร ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร รหัสองค์กร หมายเลขทะเบียนหลักของรัฐ (OGRN) ของนิติบุคคล หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี/รหัสเหตุผลในการจดทะเบียน วันที่ หมายเลขทะเบียน ลิงก์ไปยัง หมายเลขทะเบียนและวันที่, ผู้รับ, มุ่งหน้าไปยังข้อความ (เมื่อเขียนจดหมายในรูปแบบ A4), ข้อความ, ลายเซ็น, หมายเหตุเกี่ยวกับนักแสดง, ในจดหมายครอบคลุม - หมายเหตุเกี่ยวกับการมีอยู่ของเอกสารแนบ, ในหนังสือค้ำประกัน - ตราประทับ ความประทับใจ. 15

หนังสือร้องขอคือจดหมายอย่างเป็นทางการที่ส่งไปเพื่อรับข้อมูลหรือเอกสารอย่างเป็นทางการ ข้อความในจดหมายร้องขอมีเหตุผลสำหรับความจำเป็นในการให้ข้อมูลหรือเอกสารและคำชี้แจงที่แท้จริงของคำขอ เหตุผลอาจมีการอ้างอิงถึงกฎหมายและข้อบังคับอื่น ๆ เอกสารขององค์กรและกฎหมายเนื่องจากองค์กรไม่มีสิทธิ์ขอข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมการทำงานของตน จดหมายร้องขอมักจะลงนามโดยหัวหน้าองค์กรหรือเจ้าหน้าที่ที่ได้รับอนุญาตอย่างเป็นทางการ 16

จดหมายร้องขอต้องมีจดหมายตอบกลับ จดหมายขอเขียนไว้บนหัวจดหมาย รายละเอียดบังคับของจดหมายร้องขอ ได้แก่ ชื่อองค์กร ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร รหัสองค์กร หมายเลขทะเบียนหลักของรัฐ (OGRN) ของนิติบุคคล หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี/รหัสเหตุผลในการจดทะเบียน วันที่ หมายเลขทะเบียน ผู้รับ ชื่อเรื่องของข้อความ (หากวาดตัวอักษรในรูปแบบ A 4) ลายเซ็น หมายเหตุเกี่ยวกับผู้ดำเนินการ 17

จดหมายร้องขอคือจดหมายบริการโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อรับข้อมูลบริการสินค้าที่องค์กรต้องการถึงผู้เขียน สถานการณ์การจัดการจำนวนมากทำให้เกิดการร่างหนังสือร้องขอ หนังสือร้องขอจะต้องมีเหตุผลสำหรับการร้องขอและคำชี้แจงของการร้องขอนั้นเอง การให้เหตุผลต้องอยู่ก่อนคำแถลงคำขอ การให้เหตุผลอาจขาดหายไปในกรณีที่คำขอนั้นชัดเจน โดยมีลักษณะโดยทั่วไป และหากการดำเนินการที่ประกอบขึ้นเป็นคำขอนั้นเป็นความรับผิดชอบขององค์กร หน่วยงาน หรือเจ้าหน้าที่ 19

คำขอระบุโดยใช้คำกริยา “ถาม”: “เราขอให้คุณดำเนินการ...”, “เราขอให้คุณจัดเตรียม...”, “เราขอให้คุณแจ้ง...” ฯลฯ คำขอสามารถ จัดทำขึ้นโดยไม่มีคำกริยา "ถาม" เช่น "เราหวังว่าจะมีการแก้ไขปัญหาในเชิงบวก ... " "เราหวังว่าคุณจะพิจารณาว่าเป็นไปได้ที่จะพิจารณาคำอุทธรณ์ของเรา" เป็นต้น จดหมายฉบับหนึ่งอาจมีหลายฉบับ คำขอ ในกรณีนี้จะใช้วลีภาษาต่อไปนี้: "เรายังขอให้คุณพิจารณา (จัดหา ความประพฤติ...)" "ในเวลาเดียวกันเราขอให้คุณ..." จดหมายขอเขียนไว้บนหัวจดหมาย 20

รายละเอียดบังคับของจดหมายร้องขอ ได้แก่ ชื่อองค์กร ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร รหัสองค์กร หมายเลขทะเบียนหลักของรัฐ (OGRN) ของนิติบุคคล หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี/รหัสเหตุผลในการจดทะเบียน วันที่ หมายเลขทะเบียน ผู้รับ ชื่อเรื่องของข้อความ (หากวาดตัวอักษรในรูปแบบ A 4) ลายเซ็น หมายเหตุเกี่ยวกับผู้ดำเนินการ 21

จดหมายตอบกลับคือจดหมายอย่างเป็นทางการที่จัดทำขึ้นเพื่อตอบสนองต่อจดหมายร้องขอหรือจดหมายสอบถาม คำตอบอาจเป็นค่าบวกหรือลบก็ได้ (จดหมายปฏิเสธ) เมื่อเขียนจดหมายตอบกลับจะต้องปฏิบัติตามหลักการของความเท่าเทียมทางภาษา: ข้อความของจดหมายตอบกลับควรใช้สำนวนภาษาและคำศัพท์เดียวกันกับที่ผู้เขียนใช้ในจดหมายริเริ่มโดยมีเงื่อนไขว่าจดหมายร้องขอนั้นเขียนอย่างถูกต้องทางภาษา คุณไม่ควรใส่ลิงก์ไปยังจดหมายที่ได้รับในข้อความของจดหมายตอบกลับ (“ถึงจดหมายของคุณลงวันที่ _____________. . . “) หากต้องการเชื่อมโยงไปยังจดหมายที่ได้รับ รายละเอียดแบบฟอร์มจะรวม "ลิงก์ไปยังวันที่และหมายเลขของเอกสารที่ได้รับ" ซึ่งมีการป้อนข้อมูลเกี่ยวกับจดหมายริเริ่ม 24

คำตอบเชิงลบจะต้องมีเหตุผล คุณไม่สามารถปฏิเสธคำขอโดยไม่มีคำอธิบายได้ ดังนั้นจึงขอแนะนำให้เริ่มจดหมายปฏิเสธโดยให้เหตุผลสำหรับการปฏิเสธ: "เกี่ยวข้องกับ +" จดหมายตอบรับจะเขียนไว้บนหัวจดหมาย รายละเอียดที่จำเป็นของจดหมายตอบกลับ ได้แก่ ชื่อองค์กร ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร รหัสองค์กร หมายเลขทะเบียนรัฐหลัก (OGRN) ของนิติบุคคล หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี/รหัสเหตุผลในการจดทะเบียน วันที่ หมายเลขทะเบียน ลิงก์ ไปยังหมายเลขลงทะเบียนและวันที่, ผู้รับ, ชื่อเรื่องของข้อความ (เมื่อเขียนจดหมายในรูปแบบ A4), ลายเซ็น, หมายเหตุเกี่ยวกับนักแสดง 25

หนังสือค้ำประกันคือจดหมายบริการที่มีภาระผูกพันหรือคำยืนยัน หนังสือค้ำประกันจ่าหน้าถึงองค์กรต่างๆ สามารถรับประกันการชำระเงินสำหรับงาน ผลิตภัณฑ์ บริการ ค่าเช่า คุณภาพและระยะเวลาของงาน ฯลฯ ข้อความในหนังสือค้ำประกันประกอบด้วยคำขอที่ส่งถึงผู้สื่อข่าวและมีสูตรสำคัญทางกฎหมาย: “เรารับประกันการชำระเงิน (การให้บริการ) ฯลฯ)” วลีนี้เป็นองค์ประกอบที่สำคัญทางกฎหมายของข้อความ หากจดหมายรับประกันการชำระเงิน ผู้เขียนจะให้รายละเอียดธนาคารของเขา 2 27

หนังสือค้ำประกันจะต้องลงนามโดยบุคคลสองคนเสมอ: หัวหน้าองค์กรและหัวหน้าฝ่ายบัญชี หนังสือค้ำประกันยังได้รับการรับรองโดยตราประทับขององค์กร หนังสือค้ำประกันเขียนไว้บนหัวจดหมาย รายละเอียดบังคับของหนังสือค้ำประกัน ได้แก่ ชื่อองค์กร ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร รหัสองค์กร หมายเลขทะเบียนรัฐหลัก (OGRN) ของนิติบุคคล หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี/รหัสเหตุผลในการจดทะเบียน วันที่ หมายเลขทะเบียน ผู้รับ , ชื่อเรื่องของข้อความ (เมื่อวาดตัวอักษรบนหัวจดหมายรูปแบบ A 4), ลายเซ็นต์, ประทับตรา, หมายเหตุเกี่ยวกับผู้ดำเนินการ 28

การเรียกร้องอาจทำได้เกี่ยวกับ: คุณภาพของสินค้า หากไม่สอดคล้องกับคุณภาพที่ระบุไว้ในสัญญา รวมถึงการไม่ปฏิบัติตามความครบถ้วนสมบูรณ์ของสินค้าและการแบ่งประเภท ปริมาณของสินค้าหากไม่ตรงกับที่ระบุไว้ในสัญญาหรือในเอกสารการขนส่ง กำหนดเวลาการส่งมอบหากถูกละเมิด การบรรจุและการติดฉลากสินค้า เช่น การบรรจุหีบห่อที่ไม่เหมาะสมหรือการติดฉลากไม่ถูกต้องทำให้สินค้าเสียหาย การละเมิดกำหนดเวลาการชำระเงินและฝ่ายอื่น ๆ ในการชำระหนี้ร่วมกัน เงื่อนไขอื่น ๆ ของสัญญา 31

จดหมายร้องเรียนเป็นเอกสารซึ่งเป็นจดหมายเชิงพาณิชย์ประเภทหนึ่งซึ่งมีข้อมูลเกี่ยวกับการเรียกร้องที่เกี่ยวข้องกับคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ดำเนินการ เอกสารนี้ไม่มีรูปแบบรวมที่จัดตั้งขึ้นโดยสหพันธรัฐรัสเซีย ในการนี้การเรียกร้องจะทำเป็นลายลักษณ์อักษรตามกฎบนหัวจดหมายของบริษัทหรือกระดาษมาตรฐานรูปแบบ A 4 ไม่ว่าเนื้อหาจะเป็นเช่นไรหนังสือเรียกร้องจะต้องมีรายละเอียดและข้อมูลที่จำเป็น: 32

โดยไม่คำนึงถึงเนื้อหา หนังสือเรียกร้องจะต้องมีรายละเอียดและข้อมูลที่จำเป็น: 1. มุ่งหน้าไปยังข้อความซึ่งแสดงลิงก์ไปยังข้อตกลงที่ร่างหนังสือเรียกร้องนี้จัดทำขึ้น 2. ชื่อเต็มขององค์กรตามเอกสารประกอบที่ส่งหนังสือเรียกร้องค่าสินไหมทดแทน 3. ที่อยู่ที่แน่นอนขององค์กร 4. พื้นฐานในการร่างข้อเรียกร้องนี้ (ลิงก์ไปยังเอกสารราชการ เช่น ข้อตกลงการจัดหาหรือหนังสือค้ำประกัน) 5. หัวข้อของการเรียกร้อง เช่น สิ่งที่ถูกละเมิด (คุณภาพ เงื่อนไขการจัดส่ง การส่งมอบสินค้าสั้น ฯลฯ) 6. หลักฐานการละเมิด (ลิงก์ไปยังเอกสารประกอบ) 33

7. รายการข้อกำหนดเฉพาะที่เสนอโดยผู้เขียนจดหมายเรียกร้อง สิ่งเหล่านี้มักรวมถึง: การเปลี่ยนสินค้าที่เสียหายหรือชำรุด; การลดราคาของสินค้า (มูลค่าเงินของการลดราคาจะต้องได้รับการตกลงจากทั้งสองฝ่าย) การชดเชยความเสียหายโดยตรง การบอกเลิกสัญญา ฯลฯ 34

เมื่อนำเสนอหลักฐานความถูกต้องของการเรียกร้อง ขอแนะนำไม่เพียงแต่เพื่อระบุภาระผูกพันเฉพาะของสัญญาที่ถูกละเมิด แต่ยังรวมถึงการอ้างอิงถึงบรรทัดฐานทางกฎหมายที่อาจเป็นพื้นฐานสำหรับการนำเสนอข้อกำหนดบางประการ หากผู้เรียกร้องเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนจากฝ่ายที่มีความผิดสำหรับความเสียหายหรือการคืนเงินจำนวนหนึ่ง การเรียกร้องจะต้องมีการคำนวณการเรียกร้องด้วย (หากการคำนวณมีความซับซ้อนเพียงพอ สามารถรวมไว้เป็นภาคผนวกของการเรียกร้องได้) จากข้อความที่ร้องเรียนควรมีความชัดเจนว่าใครต้องการทำไมและอะไร 35

หากมีการเรียกร้องเกี่ยวกับปริมาณสินค้า ผู้ขายอาจขอให้จัดส่งสินค้าที่สูญหายเพิ่มเติมหรือคืนเงินค่าสินค้าที่ยังไม่ได้ส่งมอบ หากการร้องเรียนเกี่ยวข้องกับคุณภาพของสินค้าผู้ซื้ออาจเรียกร้องให้กำจัดข้อบกพร่องในสินค้าหรือลดราคาจากต้นทุนของสินค้า ผู้ซื้ออาจเสนอให้ผู้ขายกำจัดข้อบกพร่องในสินค้าด้วยตนเอง แต่ในกรณีนี้ผู้ขายจะต้องจ่ายค่าซ่อมแซมให้กับผู้ซื้อ ตามกฎแล้วข้อบกพร่องเล็กน้อยจะถูกกำจัดโดยผู้ซื้อเอง แต่เป็นค่าใช้จ่ายของผู้ขายซึ่งจะชดใช้ค่าซ่อม ผู้ขายจะคืนเงินค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการส่งคืนผลิตภัณฑ์ที่มีข้อบกพร่องหรือการเปลี่ยนผลิตภัณฑ์อื่น 36

หากการเรียกร้องนั้นสมเหตุสมผล ผู้ขายจะถูกบังคับให้: เปลี่ยนสินค้าที่ชำรุดด้วยสินค้าใหม่ จัดหาสินค้าที่ขาดหายไป จัดทำส่วนลดเปอร์เซ็นต์จากต้นทุนของผลิตภัณฑ์ จ่ายค่าปรับ การเรียกร้องจะต้องอยู่ในรูปแบบที่ถูกต้อง อาจรุนแรง แต่ไม่ควรหยาบคาย การเรียกร้องอาจมีคำเตือนเกี่ยวกับการขอความช่วยเหลือในภายหลังต่อศาลอนุญาโตตุลาการเพื่อปกป้องสิทธิ์ของพวกเขาหากผู้ขายไม่ปฏิบัติตามข้อเรียกร้อง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์และความตั้งใจของผู้ซื้อ 37

การตอบสนองต่อหนังสือเรียกร้องสิทธิ์ ตามกฎแล้วระยะเวลาในการตอบกลับการเรียกร้องหลังจากได้รับสัญญาถูกกำหนดไว้ในสัญญา (เช่น 10 วัน 30 วัน) ในช่วงเวลานี้ ผู้ขาย (ผู้จัดส่ง) มีหน้าที่พิจารณาข้อเรียกร้องและตอบกลับเป็นลายลักษณ์อักษร หากไม่ได้รับการตอบกลับข้อเรียกร้องจะถือว่าข้อเรียกร้องได้รับการยอมรับแล้วและผู้ซื้อมีสิทธิยื่นคำร้องต่อศาลอนุญาโตตุลาการโดยมีข้อเรียกร้องในการเรียกเก็บค่าใช้จ่ายจากบัญชีของผู้ขาย การตอบสนองต่อข้อเรียกร้องจะถูกส่งไปยังผู้ซื้อสินค้า (บริการ) ทางไปรษณีย์ลงทะเบียนหรือโทรเลข (เทเล็กซ์) ภายในระยะเวลาที่กำหนดไว้ในสัญญาผู้ขายจะต้องแจ้งให้คู่สัญญาทราบเกี่ยวกับการปฏิเสธการเรียกร้องหรือการยอมรับเพื่อประกอบการพิจารณา 38

จดหมายระหว่างประเทศ จดหมายธุรกิจระหว่างประเทศมีโครงสร้างที่ชัดเจน ชุดรายละเอียดเฉพาะ และตำแหน่งที่มั่นคงของจดหมายแต่ละฉบับ จดหมายถึงบริษัทต่างประเทศจะพิมพ์บนหัวจดหมายโดยมีระยะขอบ 1 นิ้ว (2.54 มม.) ที่มุมซ้ายบนหรือตรงกลางด้านบนของแผ่นงานมีโลโก้และชื่อบริษัท (อุปกรณ์ประกอบฉาก 1) หากบริษัทไม่ค่อยมีใครรู้จักและไม่ทราบชื่อที่ชัดเจน โปรไฟล์ของกิจกรรมอาจถูกระบุ เช่น "การเช่าเหมาลำเรือ" "องค์กรทัวร์" "การขายอสังหาริมทรัพย์" "การพัฒนาทางวิทยาศาสตร์ ” ฯลฯ 41

ภายใต้ชื่อของบริษัทหรือในช่องด้านล่างของแผ่นงาน ให้ระบุที่อยู่สำนักงานซึ่งประกอบด้วยที่อยู่ทางไปรษณีย์และโทรเลข หมายเลขโทรศัพท์และแฟกซ์ ที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ของสำนักงานตัวแทนของบริษัทและสาขา จำนวน ใบอนุญาตประกาศหรือจดทะเบียน (รายละเอียด 2) รายละเอียดภายหลังทั้งหมดของจดหมายจะถูกพิมพ์จากขอบด้านซ้าย การอ้างอิงเอกสาร (หมายเลข) (รายละเอียด 3) อาจเป็นดิจิทัล ตัวอักษร หรือตัวเลข เช่น: อ้างอิง: 101; Ref: MS หากจดหมายเป็นการตอบกลับ คุณลักษณะ 3 จะระบุหมายเลขขาออกของจดหมายริเริ่ม เช่น: การอ้างอิงของคุณ 12 42

วันที่ (แอตทริบิวต์ 4) จะถูกระบุในลักษณะตัวอักษรและตัวเลข เช่น 17 สิงหาคม 2546 สามารถวางวันที่ไว้ที่ขอบของระยะขอบซ้ายหรือขวาของเอกสาร ที่อยู่ของผู้รับ (รายละเอียด 5) ประกอบด้วย ทีละบรรทัด ชื่อและนามสกุลของผู้รับ ชื่อ บริษัท; เลขที่บ้านและถนน เมือง, เขตไปรษณีย์ (รหัสไปรษณีย์); ประเทศ. 43

ที่อยู่เกริ่นนำ (ข้อเสนอ 6) จะเขียนขึ้นบรรทัดใหม่ โดยเว้นระยะห่างระหว่างบรรทัดสี่บรรทัดจากที่อยู่ จดหมายธุรกิจเริ่มต้นด้วยคำว่า “เรียน” . . ". ชื่อของจดหมาย (รายละเอียด 7) ระบุไว้หลังที่อยู่เกริ่นนำ ชื่อเรื่องถูกกำหนด: RE: - ตัวย่อของคำว่า "เกี่ยวกับ" (ค่อนข้าง); ในเรื่อง: - ตัวย่อของการรวมกัน "ในเรื่อง" (เกี่ยวกับ); หัวเรื่อง - (หัวเรื่อง, หัวข้อ, คำถาม); ชื่อเรื่องถูกขีดเส้นใต้ ชื่อเป็นข้อกำหนดที่ไม่บังคับ การบ่งชี้ค่อนข้างเป็นกฎแห่งมารยาทที่ดี ชื่อนี้ปรากฏอยู่ในจดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการในเรื่องกฎหมายเป็นหลัก 44

สามารถพิมพ์ข้อความ (ข้อเสนอ 8) จากขอบของระยะขอบซ้าย (เวอร์ชันทันสมัย) หรือโดยให้เริ่มต้นแต่ละย่อหน้าเยื้องจากเส้นสีแดง (เวอร์ชันคลาสสิก) ตามกฎแล้วย่อหน้าจะถูกแยกออกจากกันด้วยการเว้นวรรคบรรทัดเพิ่มเติม ซึ่งทำให้เนื้อหาของจดหมายง่ายต่อการรับรู้ นอกจากนี้ ประโยคหลักของตัวอักษรสามารถเน้นด้วยแบบอักษร ขีดเส้นใต้ ฯลฯ การเว้นวรรคสองบรรทัดหลังข้อความในตัวอักษรบ่งบอกถึง "สูตรความสุภาพขั้นสุดท้าย" (ข้อเสนอที่ 9) 45

หลังจาก "สูตรสุดท้ายของความสุภาพ" จะมีการเว้นวรรคอย่างน้อยห้าบรรทัดสำหรับลายเซ็นส่วนตัวของผู้เขียนจดหมาย (อุปกรณ์ประกอบฉาก 10) ด้านล่างลายเซ็นระบุการถอดรหัส: ชื่อและนามสกุลในบรรทัดถัดไปตำแหน่งของบุคคลที่ลงนามในเอกสาร ตำแหน่งจะไม่ถูกระบุหากจดหมายลงนามโดยหัวหน้าบริษัท หากมีเอกสารแนบในจดหมาย (แอตทริบิวต์ 11) จะมีการระบุไว้ดังต่อไปนี้: สิ่งที่ส่งมาด้วย (ภาคผนวก): หมายเลขคำสั่งซื้อ 34 เมื่อส่งสำเนาจดหมาย ("สำเนาคาร์บอน") ไปยังผู้รับหลายคนให้ระบุชื่อของบุคคล หรือบริษัทที่พวกเขาถูกส่งไป (คุณสมบัติ 12) 46

จดหมายคำสั่ง จดหมายคำสั่ง (คำสั่ง) เป็นจดหมายบริการที่ผู้รับได้รับแจ้งข้อมูลที่มีลักษณะเป็นทางการ จดหมายแจ้งข้อมูลมักมีลักษณะมาตรฐานและถูกส่งโดยหน่วยงานและฝ่ายบริหารในระดับต่างๆ ไปยังองค์กรรองหรือองค์กรบางประเภท จดหมายข้อมูลอาจอ้างอิงบทบัญญัติบางประการของกฎหมายและเอกสารทางกฎหมายด้านกฎระเบียบอื่น ๆ ทุกคำ และอาจมีคำแนะนำและข้อเสนอแนะ 49

จดหมายข้อมูลอาจมีไฟล์แนบ ความยาวของจดหมายข่าวมีตั้งแต่หนึ่งย่อหน้าไปจนถึงหลายหน้า ตามกฎแล้วจดหมายข้อมูลจะลงนามโดยหัวหน้าองค์กร จดหมายแจ้งข้อมูลถูกเขียนไว้บนหัวจดหมาย รายละเอียดที่จำเป็นในจดหมายข้อมูล ได้แก่ ชื่อองค์กร ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร รหัสขององค์กร หมายเลขทะเบียนหลักของรัฐ (OGRN) ของนิติบุคคล หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี/รหัสเหตุผลในการจดทะเบียน วันที่ หมายเลขจดทะเบียน , ผู้รับ, ชื่อเรื่องของข้อความ (เมื่อเตรียมตัวอักษรในรูปแบบ A หัวจดหมาย 4), ลายเซ็น, หมายเหตุเกี่ยวกับผู้ดำเนินการ 50

เมื่อสรุปสัญญากับพันธมิตรต่างประเทศ จะใช้เล็ตเตอร์ออฟเครดิตซึ่งผู้ขายขอให้จัดทำหนังสือค้ำประกันจากธนาคารของผู้ซื้อพร้อมหมายเลขบัญชีสกุลเงินต่างประเทศและการค้ำประกันของธนาคารในการชำระเงินโดยผู้ซื้อสำหรับสินค้าหรือบริการ จดหมายปะหน้าจะถูกวาดขึ้นเมื่อเอกสารหลักที่ส่งไปยังผู้รับต้องมีคำอธิบายเพิ่มเติม จดหมายปะหน้าระบุวัตถุประสงค์ในการจัดส่งเอกสารหลัก สิ่งที่ต้องทำ และภายในกรอบเวลาใด หากจดหมายปะหน้าไม่มีความหมายก็ไม่ควรเขียนขึ้นเพราะในกรณีนี้จะกลายเป็นพิธีการที่ไม่จำเป็น 52

ส่วนสำคัญของงานของหลาย ๆ องค์กรคือการติดต่อทางธุรกิจซึ่งมีกฎและคุณสมบัติมากมาย ไม่เพียงแต่เลขานุการเท่านั้น แต่พนักงานคนอื่นๆ ควรสามารถเขียนจดหมายเพื่อติดต่อกับคู่ค้าและพนักงานคนอื่นๆ ได้

แนวคิดการติดต่อทางธุรกิจ

คำนี้หมายถึงการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางการค้าและธุรกิจ มีมารยาทบางประการในการติดต่อทางธุรกิจซึ่งสอนในหลักสูตรพิเศษด้วยซ้ำ จดหมายจะต้องจัดทำขึ้นตามกฎเนื่องจากจะสร้างและรักษาชื่อเสียงของบริษัทและยังก่อให้เกิดทัศนคติที่จริงจังต่อองค์กรด้วย จดหมายธุรกิจจากมุมมองทางเทคนิคเป็นเครื่องมือที่มุ่งปรับปรุงการสื่อสารระหว่างบริษัทหรือแผนกต่างๆ

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

มีเอกสารหลายประเภท และแต่ละประเภทมีกฎการดำเนินการและการส่งของตนเอง นอกจากนี้ พื้นฐานของการติดต่อทางธุรกิจยังใช้ในการติดต่อสื่อสารทางอีเมลอีกด้วย ผู้เชี่ยวชาญแยกแยะจดหมายธุรกิจประเภทต่างๆ ดังต่อไปนี้: จดหมายขอบคุณ คำร้องขอ ข้อเรียกร้อง คำขอโทษ การปฏิเสธ การแสดงความยินดี และความเสียใจ นอกจากนี้ยังมีจดหมายเชิงพาณิชย์ซึ่งรวมถึงการเรียกร้อง การปฏิเสธ การแจ้งเตือน การค้ำประกัน และอื่นๆ

จะดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจอย่างถูกต้องได้อย่างไร?

เมื่อเขียนจดหมายสิ่งสำคัญคือต้องใส่ใจรายละเอียดทั้งหมด เมื่ออธิบายกฎเกณฑ์การติดต่อทางธุรกิจควรคำนึงถึงประเด็นต่อไปนี้:

หากคุณกำลังเขียนจดหมายซึ่งคุณต้องตอบคำถามเฉพาะเจาะจงที่ผู้เขียนถาม ก็ควรอ้างอิงแต่ละคำถามแยกกัน เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้ใช้การกำหนดหมายเลขและแบ่งข้อความออกเป็นย่อหน้า
เมื่อเขียนจดหมาย คุณจะต้องแสดงความคิดเห็นสั้น ๆ เกี่ยวกับเอกสารทั้งหมดที่คุณหรือคู่สนทนาแนบมา นี่เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ผู้รับเข้าใจสาระสำคัญของจดหมายได้ทันที
จดหมายจะต้องลงนามโดยผู้จัดการและประทับตรา

กฎเกณฑ์ในการดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจ

ข้อผิดพลาดในการเขียนจดหมายธุรกิจเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องรู้กฎพื้นฐานในการเขียน:

อย่าใช้คำที่ไม่ทราบความหมายหรือตรวจสอบการตีความโดยใช้พจนานุกรม
การทำจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจไม่รวมถึงการใช้คำศัพท์เฉพาะ เนื่องจากผู้รับอาจไม่รู้จักคำบางคำ หากมีการใช้คำดังกล่าว ให้อธิบายด้วย
แสดงความคิดของคุณเป็นประโยคสั้น ๆ เพื่อไม่ให้ประเด็นหลักหายไป
หากคุณไม่รู้ภาษารัสเซียอย่างละเอียด ควรพิมพ์ข้อความในโปรแกรมแก้ไขหรือในเอกสารบนคอมพิวเตอร์ก่อนเพื่อตรวจสอบการสะกด
การติดต่อทางธุรกิจไม่อนุญาตให้ใช้คำพูด สำนวนวรรณกรรม และอื่นๆ ก่อนส่งจดหมาย ให้ตรวจสอบข้อผิดพลาดและการพิมพ์ผิดก่อน จะดีกว่าที่จะตรวจสอบอีกครั้งในภายหลัง

จุดเริ่มต้นของจดหมายในจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ

ประการแรกในโครงสร้างของจดหมายจะมี "ส่วนหัว" ซึ่งมีตำแหน่งและชื่อเต็มของผู้รับ คุณลักษณะของการติดต่อทางธุรกิจประกอบด้วยที่อยู่มาตรฐาน "เรียน" ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วจะเขียนไว้ที่กึ่งกลางหน้า หากบุคคลนั้นไม่คุ้นเคยให้เขียนคำว่า “นาย” หน้านามสกุล ย่อหน้าแรก (คำนำ) มีวัตถุประสงค์และเหตุผลของจดหมาย หลังจากอ่านแล้วผู้รับควรเข้าใจความหมายหลักของข้อความ

คำขอในการติดต่อทางธุรกิจ

จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจประเภทหนึ่งที่ได้รับความนิยมคือจดหมายร้องขอ นี่อาจเป็นคำขอที่มีไหวพริบหรือข้อเรียกร้องทางการทูตในประเด็นปัจจุบัน ทักษะการเขียนเชิงธุรกิจมีความสำคัญในการเขียนคำขอเนื่องจากควรกระตุ้นให้ผู้รับดำเนินการตามที่ผู้เขียนต้องการ มีกฎบางประการในการเขียนจดหมาย:

ผู้รับควรได้รับการกล่าวถึงเป็นการส่วนตัว โดยคำนึงถึงพื้นฐานของมารยาททางธุรกิจ
เพื่ออธิบายให้ผู้รับทราบถึงเหตุผลในการร้องขอ คุณสามารถชมเชย เน้นธุรกิจหรือคุณสมบัติส่วนตัวและข้อดีของเขาได้
ให้เหตุผลในการร้องขอและให้ความสนใจผู้รับในการตอบสนอง ควรอธิบายปัญหาให้กระชับและชัดเจนที่สุด
เมื่อทำการร้องขอแล้วควรแก้ไขและทำซ้ำอีกครั้งโดยเน้นถึงประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้น

จะเตือนตัวเองในการติดต่อทางธุรกิจได้อย่างไร?

จดหมายเตือนความจำจะใช้เมื่อคุณต้องการเตือนเกี่ยวกับการปฏิบัติตามภาระผูกพันที่ดำเนินการ การปฏิบัติตามกฎหมาย การเข้าใกล้เหตุการณ์สำคัญ และอื่นๆ ในกรณีส่วนใหญ่ คำเตือนด้วยวาจาจะใช้ก่อนหน้านั้น ด้วยเหตุนี้ จดหมายดังกล่าวจึงเป็นหลักฐานบางประเภทเกี่ยวกับการดำเนินการดังกล่าว คำเตือนในการติดต่อทางธุรกิจประกอบด้วย:

ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ส่งและผู้รับ หลังจากนี้จึงระบุเหตุผลในการเตือนไว้
มีลิงก์ไปยังกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้องกับปัญหาที่ถูกเรียกคืน
วลีในการติดต่อทางธุรกิจควรมีความชัดเจนแต่ไม่คุกคาม ไม่ผิดที่จะเตือนคุณว่าปัญหาสามารถแก้ไขได้อย่างสันติ
จดหมายไม่มีมาตรฐานจึงสามารถเขียนในรูปแบบอิสระได้

จะขอโทษอย่างถูกต้องในการติดต่อทางธุรกิจได้อย่างไร?

จดหมายขอโทษที่เขียนยากที่สุดฉบับหนึ่งคือจดหมายขอโทษ ซึ่งคุณต้องขอโทษและรักษาหน้าบริษัทเอาไว้ นอกจากนี้ยังมีจุดมุ่งหมายเพื่อฟื้นฟูความสัมพันธ์ที่เสียหาย จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจบ่งบอกถึงลักษณะการขอโทษดังต่อไปนี้:

โครงสร้างของจดหมายประกอบด้วยการระบุผู้รับ เรื่องของข้อความ และข้อความ
คุณไม่จำเป็นต้องระบุนักแสดง เนื่องจากฝ่ายบริหารจะลงนามทุกอย่าง
วลีขอโทษในการติดต่อทางธุรกิจไม่ควรชัดเจน และหัวข้อของจดหมายไม่ควรเป็นกลางหรือไม่มีเลย
ผลที่ต้องทำให้สำเร็จคือการขอโทษอย่างจริงใจและข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นนั่นคือข้อบ่งชี้ถึงสาเหตุของสถานการณ์ที่ไม่พึงประสงค์

กฎเกณฑ์การติดต่อทางธุรกิจทางอีเมล

กฎทั้งหมดที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้ยังเกี่ยวข้องกับการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ด้วย แต่ยังมีคุณสมบัติหลายประการ:

อีเมลที่ทำงานควรใช้สำหรับการติดต่ออย่างเป็นทางการเท่านั้น เนื่องจากจดหมายทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้บนเซิร์ฟเวอร์และบุคคลอื่นสามารถอ่านได้
การติดต่อทางอีเมลธุรกิจต้องใช้แบบอักษรที่อ่านได้ และควรเลือก Arial หรือ Times New Roman ขนาดของตัวอักษรควรมีขนาดปานกลาง ข้อความไม่ควรมี Caps Lock เครื่องหมายอัศเจรีย์ หรืออักขระพิเศษ คุณสามารถเน้นวลีบางวลีเป็นตัวเอียงหรือตัวหนาได้ แต่ใช้เฉพาะในกรณีที่จำเป็นจริงๆ เท่านั้น
เพื่อให้อ่านง่ายขึ้น ให้ใช้หัวข้อย่อย แต่โปรดจำไว้ว่าจำนวนไม่ควรมาก ดังนั้นจำนวนสูงสุดคือ 3-4 ชิ้น หนึ่งย่อหน้าไม่ควรยาวเกินสี่บรรทัด
จริยธรรมทางอีเมลธุรกิจไม่อนุญาตให้ช่องหัวเรื่องเว้นว่างไว้ เขียนสาระสำคัญของจดหมายที่นี่ ซึ่งควรมีความเฉพาะเจาะจง ให้ข้อมูล และกระชับ
คุณต้องใส่ลายเซ็นและข้อมูลการติดต่อของคุณในตอนท้าย และไม่ควรยาวเกินหกบรรทัด ใช้โครงสร้างต่อไปนี้: “ด้วยความเคารพ” ชื่อและนามสกุล ชื่อบริษัท หมายเลขโทรศัพท์ อีเมล และที่อยู่เว็บไซต์
ในการติดต่อทางธุรกิจ ควรใช้เทมเพลตองค์กรในรูปแบบองค์กรของคุณ ด้วยเหตุนี้จึงเป็นไปได้ที่จะโดดเด่นจากผู้อื่นและในขณะเดียวกันก็ปฏิบัติตามกฎการติดต่อทางธุรกิจ สิ่งสำคัญคืออย่าลืมว่าสามารถอ่านตัวอักษรได้ไม่เฉพาะบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ แต่ยังบนโทรศัพท์ด้วยดังนั้นเทมเพลตจะต้องได้รับการปรับให้เหมาะสมกับความละเอียดของหน้าจอที่แตกต่างกัน

หนังสือเกี่ยวกับจดหมายธุรกิจ

เพื่อทำความเข้าใจความซับซ้อนทั้งหมดของการเขียนจดหมายธุรกิจให้ดีขึ้น คุณสามารถอ่านวรรณกรรมที่มีประโยชน์ได้ ผลงานต่อไปนี้ถือว่าดี:

« ศิลปะแห่งการเขียนเชิงธุรกิจ กฎหมาย เทคนิค เครื่องมือ» ส. คาเรปินา ผู้เขียนอธิบายว่ารูปแบบธุรกิจของการติดต่อสื่อสารคืออะไร วิธีการฝากจดหมายและรายงานประเภทต่างๆ อย่างเหมาะสม
« จดหมายโต้ตอบทางอีเมลธุรกิจ กฎห้าข้อสู่ความสำเร็จ" ผู้เขียนอธิบายรูปแบบการติดต่อทางธุรกิจและนำเสนอเครื่องมือที่ช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณจะพบคำแนะนำและเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ได้ที่นี่

การติดต่อทางธุรกิจมีบทบาทสำคัญในกลุ่มสารคดีของสถาบันต่างๆ การเชื่อมโยงกับองค์กรภายนอกถือเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่จำเป็นในการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจ การโต้ตอบใช้เวลาประมาณ 80% ของเอกสารขาเข้าและขาออก

ประเภทของการติดต่อทางธุรกิจและชื่อ (จดหมาย โทรเลข โทรสาร โทรสาร ข้อความโทรศัพท์) ถูกกำหนดโดยวิธีการส่งข้อมูลทางธุรกิจซึ่งแบ่งออกเป็นสองประเภทหลัก: การสื่อสารทางไปรษณีย์และการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์

จดหมายโต้ตอบแบ่งออกเป็นหลายประเภท: ตั้งแต่จดหมายเชิงบรรทัดฐานและโทรเลขจากหน่วยงานของรัฐไปจนถึงคำอุทธรณ์ของประชาชนและแอปพลิเคชันมาตรฐาน เนื้อหาของการติดต่ออาจเป็นคำขอ การแจ้งเตือน ข้อตกลง การเรียกร้อง ข้อตกลง การแจ้งเตือน ความต้องการ การชี้แจง การยืนยัน คำขอ คำแนะนำ การรับประกัน ฯลฯ

เมื่อดำเนินการโต้ตอบต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดต่อไปนี้:

จดหมายถูกวาดขึ้นในรูปแบบพิเศษ - หัวจดหมายและลงนามโดยหัวหน้าองค์กรหรือเจ้าหน้าที่ของเขาภายใต้กรอบความสามารถที่มอบให้เขา
ตัวอักษรจะต้องเขียนอย่างถูกต้อง แม่นยำ โดยไม่มีจุดบกพร่องหรือการแก้ไขร้ายแรง
ไม่ว่าเนื้อหาจะเป็นเช่นไร จดหมายจะต้องนำเสนอด้วยภาษาธุรกิจอย่างเป็นทางการที่สงบ สม่ำเสมอ มีข้อโต้แย้งที่เพียงพอ ถูกต้อง ครบถ้วนและชัดเจนในลักษณะ ความกระชับ และความสม่ำเสมอในการนำเสนอ
มีข้อมูลที่เป็นกลางเกี่ยวกับเหตุการณ์และข้อเท็จจริงที่นำเสนอ และหากจำเป็น ก็มีคำอธิบายและเนื้อหาเสริม

การแลกเปลี่ยนข้อมูลผ่านการโต้ตอบควรใช้เฉพาะในกรณีที่การแลกเปลี่ยนความคิดเห็นด้วยวิธีอื่นยากหรือเป็นไปไม่ได้ (การสนทนาทางโทรศัพท์ การประชุมส่วนตัว ฯลฯ)

จดหมายธุรกิจเป็นข้อมูลและเอกสารอ้างอิงเมื่อดำเนินการอย่างถูกต้อง จะมีผลบังคับใช้ทางกฎหมายทันทีที่กรอกรายละเอียดและลงนามในเอกสารโดยเจ้าหน้าที่

สำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (มาตรา 5 ของกฎหมายของรัฐบาลกลาง "เกี่ยวกับข้อมูล สารสนเทศ และการคุ้มครองข้อมูล"):

เอกสารที่ได้รับจากระบบข้อมูลอัตโนมัติได้รับผลทางกฎหมายหลังจากลงนามโดยเจ้าหน้าที่ในลักษณะที่กำหนดโดยกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย
อำนาจทางกฎหมายของเอกสารที่จัดเก็บ ประมวลผล และส่งโดยใช้ข้อมูลอัตโนมัติและระบบโทรคมนาคมสามารถยืนยันได้ด้วยลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์
อำนาจทางกฎหมายของลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์จะได้รับการยอมรับหากระบบข้อมูลอัตโนมัติมีซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่รับรองการระบุลายเซ็น และหากปฏิบัติตามระบอบการปกครองที่กำหนดไว้สำหรับการใช้งาน

รายละเอียดจดหมายธุรกิจประกอบด้วย:

สัญลักษณ์ประจำรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย
แขนเสื้อของนิติบุคคลที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย
ตราสัญลักษณ์หรือเครื่องหมายการค้าขององค์กร (เครื่องหมายบริการ);
ชื่อบริษัท
ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร
วันที่เอกสาร
หมายเลขทะเบียนเอกสาร
อ้างอิงถึงหมายเลขทะเบียนและวันที่ของเอกสาร
ปลายทาง;
ชื่อเรื่องของข้อความ;
ข้อความเอกสาร
ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับการมีอยู่ของแอปพลิเคชัน
ลายเซ็น;
ประทับตรา;
ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับนักแสดง
หมายเหตุเกี่ยวกับการดำเนินการของเอกสารและการส่งไปยังไฟล์

จดหมายถูกวาดขึ้นเป็นสองชุด - ฉบับแรกจัดทำในแบบฟอร์ม (กระดาษเปล่า) และส่งไปยังผู้รับและฉบับที่สองถูกส่งไปยังไฟล์

จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจจะแสดงด้วยตัวอักษรเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ เนื่องจากมีความหลากหลาย เอกสารประเภทนี้จึงฟรีและมีมาตรฐานน้อยที่สุดภายใต้ข้อกำหนดเดียวกันต่อไปนี้ กล่าวคือ จดหมายจะต้องมีความชัดเจน ความเรียบง่ายในการนำเสนอ ความครบถ้วนของข้อมูล น้ำเสียงในการนำเสนอที่ให้ความเคารพ (ข้อกำหนดด้านมารยาททางธุรกิจ) การรู้หนังสือ

การติดต่อทางธุรกิจอย่างเป็นทางการแบ่งออกเป็นหัวข้อธุรกิจ (จดหมายธุรกิจ) และเชิงพาณิชย์ (จดหมายเชิงพาณิชย์) การโต้ตอบด้วยความช่วยเหลือของกิจกรรมทางเศรษฐกิจ กฎหมาย การค้าและรูปแบบอื่น ๆ ที่เป็นทางการเรียกว่าการติดต่อทางธุรกิจ จดหมายที่จัดทำขึ้นระหว่างการสรุปและดำเนินธุรกรรมเชิงพาณิชย์เกี่ยวกับปัญหาการขายและการจัดหาซึ่งมีผลบังคับใช้ทางกฎหมายเกี่ยวข้องกับการโต้ตอบทางการค้า (เช่น จดหมายร้องขอ จดหมายเตือน (ข้อเสนอ) จดหมายเรียกร้องและการตอบกลับ ถึงพวกเขา). ขึ้นอยู่กับฟังก์ชันการทำงาน ตัวอักษรสามารถแบ่งออกเป็นแบบที่ต้องการและแบบที่ไม่ต้องการการตอบกลับ

*จดหมายระบุว่าเป็นไปตามที่ตกลงมาไม่จำเป็นต้องมีการตอบกลับ

ขึ้นอยู่กับผู้รับ จดหมายจะถูกแบ่งออกเป็นแบบปกติและแบบวงกลม (ส่งจากองค์กรหนึ่งไปยังที่อยู่หลายแห่ง

ตามคุณสมบัติการเรียบเรียงตัวอักษรจะแบ่งออกเป็นด้านเดียว (เฉพาะสำหรับการแก้ปัญหาเดียว) และหลายด้านโดยพิจารณาจากหลายประเด็น

*โดยปกติจะประกอบด้วยส่วน ส่วนย่อย ย่อหน้า ย่อหน้าย่อย ประกอบด้วยคำร้องขอ คำขอโทษ และการค้ำประกัน
**อ้างอิงถึงจดหมายมารยาท

จดหมายบริการ (ธุรกิจ)- ชื่อทั่วไปสำหรับเอกสารที่มีเนื้อหาต่าง ๆ โดยแยกความแตกต่างจากวิธีการส่งข้อความพิเศษ - ส่งทางไปรษณีย์

ตัวอักษรถูกวาดในรูปแบบพิเศษ A4 หรือ A5 ขึ้นอยู่กับขนาดของข้อความตัวอักษร รายละเอียดที่จำเป็นของจดหมายคือ: ชื่อขององค์กร - ผู้เขียน, รายละเอียดทางไปรษณีย์ขององค์กร - ผู้เขียน, วันที่, หมายเลขเอกสาร, ลิงก์ไปยังวันที่และหมายเลขของเอกสารขาเข้า, ผู้รับ, ชื่อข้อความ, ลายเซ็น, หมายเหตุเกี่ยวกับนักแสดงในการครอบคลุมจดหมาย - หมายเหตุเกี่ยวกับการมีอยู่ของไฟล์แนบ

ด้วยเหตุผลหลายประการ ขอแนะนำให้ร่างข้อความจดหมายธุรกิจตามแผน ในกรณีที่ไม่มีประสบการณ์และมีอารมณ์เชิงลบมากเกินไป (เช่น ในสถานการณ์ขัดแย้ง) สิ่งนี้จะช่วยนำเสนอคำถามได้อย่างถูกต้อง

วิธีหนึ่งในการสร้างแผนข้อความคือการทำงานตามลำดับต่อไปนี้:

รวบรวมฐานข้อมูลข้อเท็จจริง - เอกสาร ภาพประกอบ สถิติและตัวบ่งชี้อื่น ๆ ในหัวข้อของข้อความ
จัดทำข้อสรุปตามฐานข้อมูล
โดยใช้ผลการวิจัยเป็นพิมพ์เขียวในการเขียนข้อความ

ข้อความในจดหมายต้องมีเหตุผล สอดคล้อง น่าเชื่อถือ และอยู่ในรูปแบบที่ถูกต้อง ข้อเท็จจริงและเหตุการณ์ต้องนำเสนออย่างเป็นกลาง กระชับ และชัดเจน ข้อความในจดหมายไม่ควรมีการตีความที่แตกต่างกัน

การใช้ข้อความมาตรฐานและข้อความลายฉลุช่วยลดความยุ่งยากในการติดต่อทางธุรกิจ

ข้อความในจดหมายอาจเรียบง่ายหรือซับซ้อนก็ได้ ขึ้นอยู่กับประเภทของตัวอักษรและเนื้อหา ตัวอักษรธรรมดาประกอบด้วยหนึ่งหรือสองส่วน: บทนำและบทสรุป ตัวอักษรที่ซับซ้อนเชิงองค์ประกอบประกอบด้วยคำนำ ส่วนหลัก (หลักฐาน) และบทสรุป

บทนำให้เหตุผลของคำถาม เหตุผลของคำถาม หรือประวัติโดยย่อของคำถาม หากเหตุผลในการเขียนจดหมายเป็นเอกสารใด ๆ จะมีการระบุลิงก์ไปยังจดหมายนั้น

ส่วนหลัก (หลักฐาน) กำหนดสาระสำคัญของปัญหาและให้หลักฐานหรือการโต้แย้ง ส่วนหลักจะต้องน่าเชื่อถือเพื่อไม่ให้มีข้อสงสัยเกี่ยวกับความถูกต้องและความถูกต้องของแนวทางแก้ไขที่เสนอ

โดยสรุป วัตถุประสงค์หลักของจดหมายระบุไว้

ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของจดหมาย สิ่งที่ผู้เขียนต้องการเน้นความสนใจ มีการใช้แผนการก่อสร้างอื่น ๆ ซึ่งอาจขาดองค์ประกอบอย่างใดอย่างหนึ่งหรือลำดับการจัดเรียงอาจแตกต่างกัน

ข้อความของจดหมายเขียนเป็นพหูพจน์ของบุรุษที่หนึ่ง (เราถามเราส่ง)

เพื่อให้การประมวลผลตัวอักษรง่ายขึ้นและเร่งการดำเนินการไม่แนะนำให้พิจารณาประเด็นที่แตกต่างกันสองประเด็นขึ้นไปในจดหมายฉบับเดียว จดหมายควรเป็นเนื้อหาเรื่องเดียว ความยาวของจดหมายไม่ควรเกินสองหน้า ในกรณีพิเศษ อนุญาตให้ใช้ตัวอักษรพิมพ์ดีดได้ไม่เกินห้าหน้า

จดหมายที่วาดในรูปแบบ A4 จะต้องมีชื่อเรื่องของข้อความซึ่งสร้างขึ้นตามโครงการ "เกี่ยวกับอะไร" ตัวอย่างเช่น:
“การละเมิดข้อผูกพันตามสัญญา”
“เรื่องการให้ความช่วยเหลือด้านวิทยาศาสตร์และวิชาการ”

หากจดหมายเป็นการตอบกลับ แบบฟอร์มจดหมายจะระบุหมายเลขและวันที่ของจดหมายที่จะตอบกลับ

หากจดหมายจ่าหน้าถึงที่อยู่มากกว่าสี่แห่ง ผู้รับเหมาจะรวบรวมรายชื่อผู้รับจดหมาย

จดหมายได้รับการรับรองโดยหัวหน้าแผนกที่เตรียมจดหมายหากจำเป็น - โดยหัวหน้าแผนกโครงสร้างที่สนใจรวมถึงรองหัวหน้าขององค์กร - ภัณฑารักษ์ของทิศทางที่เกี่ยวข้องหากจดหมายจะลงนามโดย หัวหน้าองค์กร จดหมายได้รับการรับรองในสำเนาที่สองซึ่งยังคงอยู่ในเอกสารสำคัญขององค์กรเพื่อการจัดเก็บ

จดหมายลงนามโดยหัวหน้าองค์กร เจ้าหน้าที่ของเขาในความสามารถที่มอบให้เขา เช่นเดียวกับหัวหน้าแผนกโครงสร้างอิสระ หากพวกเขาได้รับสิทธิ์นี้

เมื่อดำเนินการโต้ตอบต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดต่อไปนี้:

จดหมายถูกจัดทำขึ้นในรูปแบบพิเศษ - หัวจดหมายและลงนามโดยหัวหน้าองค์กรหรือเจ้าหน้าที่ของเขาภายใต้กรอบความสามารถที่มอบให้เขา

ตัวอักษรจะต้องเขียนอย่างถูกต้อง แม่นยำ โดยไม่มีจุดบกพร่องหรือการแก้ไขใดๆ

ไม่ว่าเนื้อหาจะเป็นเช่นไร จดหมายจะต้องนำเสนอด้วยภาษาธุรกิจที่สุภาพ เก๋า และเป็นทางการ มีข้อโต้แย้งที่เพียงพอ ถูกต้อง ครบถ้วนและชัดเจนในลักษณะเฉพาะ ความกระชับ และความสม่ำเสมอในการนำเสนอ

จดหมายอย่างเป็นทางการเป็นหนึ่งในช่องทางการสื่อสารที่สำคัญที่สุดระหว่างองค์กร องค์กร และสถาบันกับโลกภายนอก มีการดำเนินการเจรจาก่อนสัญญาผ่านจดหมาย ชี้แจงความสัมพันธ์ระหว่างองค์กร และระบุข้อเรียกร้อง ตัวอักษรที่มาพร้อมกับทรัพย์สินที่เป็นสาระสำคัญระหว่างทาง ฯลฯ

แม้จะมีรูปแบบการสื่อสารสมัยใหม่ที่พร้อมใช้งาน: โทรศัพท์, โทรเลข, โทรสาร, การสื่อสารผ่านโมเด็ม ฯลฯ ปริมาณการติดต่อสื่อสารแม้ในองค์กรขนาดเล็กก็มีขนาดใหญ่มาก อย่างไรก็ตาม สถานการณ์การบริหารจัดการที่หลากหลายซึ่งก่อให้เกิดการจัดทำจดหมายธุรกิจนั้นยังห่างไกลจากขอบเขตจำกัด และทำให้เกิดการจำแนกประเภทที่ค่อนข้างชัดเจน จดหมายจำนวนมากที่มีสถานการณ์การจัดการประเภทเดียวกันซึ่งต้องเตรียมการทำให้เกิดความจำเป็นเร่งด่วนในการรวมจดหมายธุรกิจ น่าเสียดายที่การวิเคราะห์จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจสมัยใหม่แสดงให้เห็นว่าผู้บริหารจำนวนมากขาดทักษะการเขียนจดหมาย ในขณะเดียวกัน การจัดรูปแบบตัวอักษรที่ไม่ถูกต้องทำให้ยากต่อการทำงาน ผู้เชี่ยวชาญมีมติเป็นเอกฉันท์ว่าจดหมายธุรกิจไม่ควรเกินหนึ่งหน้า ผู้เขียนคอลเลกชัน Simple Letters ซึ่งตีพิมพ์ในสหรัฐอเมริกาในยุค 70 ภายใต้การนำของสำนักงานทำเนียบขาว เชื่อว่าการสิ้นเปลืองคำพูดนำไปสู่การสิ้นเปลืองเป็นดอลลาร์ เราไม่สามารถละเลยความจริงที่ว่าเอกสารทางธุรกิจไม่ใช่เนื้อหาสำหรับการ "อ่าน" เลย แต่เป็นข้อมูลที่ควรสนับสนุนการดำเนินการบางอย่าง